- Marco Di Mizio
- 17/10/2018
- Anagrafiche, GDPR, Organizzare, Video
Anagrafiche clienti: Come Kleos può aiutare l’Avvocato
Kleos può aiutarti a gestire le anagrafiche clienti rispettando gli adempimenti
Anagrafiche clienti: Come Kleos può aiutare l’Avvocato
Argomento interessante le anagrafiche clienti, vero?
Per prima cosa però voglio ricordarti che Kleos è un software in Cloud, quindi hai dati sempre disponibili in tempo reale, e non devi per forza avere computer o server potenti..
(se non sai come scegliere un software in Cloud, ti invito a leggere la mia guida).
Quando si parla di anagrafiche, spesso si fa riferimento alla semplice compilazione dei dati anagrafici, ma se sei un Avvocato DEVI SAPERE CHE C’E’ MOLTO DI PIÙ‘.
(in effetti, la semplice compilazione dell’anagrafica può essere fatta attraverso diversi programmi, per esempio con Outlook, o i contatti iCloud e Gmail).
Invece come Avvocato hai bisogno di molto più che questo, perché ci sono normative da rispettare, e perché l’anagrafica può servire per il deposito telematico, oltre che per la fatturazione.
Quindi serve un programma che permetta di gestire l’anagrafica cliente sotto diversi aspetti, e il software Kleos può aiutarti, vediamo come.
Perché l'anagrafica cliente classica non è sufficiente all'Avvocato
Innanzitutto devo spiegarti cosa intendo per anagrafica classica.
La classica anagrafica è quella che riporta i dati anagrafici, l’indirizzo, l’email e il numero di telefono.
Quindi tutti quei dati che puoi inserire tranquillamente (come detto in precedenza) sui vari account Gmail, Outlook, iCloud eccetera.
In questi casi l’anagrafica manca sempre di almeno 4 FATTORI IMPORTANTI!
Questi 4 FATTORI sono la differenza tra un’anagrafica completa e un’anagrafica buona solo per inviare email, chiamare il cliente o emettere una fattura.
Invece, come Avvocato devi avere qualcosa di meglio che un insieme di schede clienti.
Qualcosa che ti permetta di avere il controllo anche sugli adempimenti che DEVI rispettare.
Kleos permette la gestione completa dell’anagrafica cliente, grazie a schede dedicate che permettono di inserire diversi tipi di dati, sulla base delle REALI ESIGENZE dell’Avvocato.
Non solo i dati essenziali quindi, ma anche tutti quei dati che possono (e in alcuni casi devono) interessare.
4 domande ti aiuteranno a capire il (buon) senso di un'anagrafica completa:
Per capire l’utilità e il (buon) senso di qualcosa, non c’è niente di meglio che immedesimarsi in quella situazione.
Quindi, cercando di essere il più sincero possibile con Te stesso, prova a rispondere a queste 4 domande, prima di leggere la mia spiegazione.
Ti piacerebbe poter allegare in ogni anagrafica i documenti del soggetto?
Vorresti poter gestire i soggetti ad antiriciclaggio, senza acquistare un altro programma?
Ti piacerebbe poter adempiere al GDPR con pochi clik del mouse, direttamente dell’anagrafica?
Infine, sarebbe utile per Te poter contattare il cliente anche quando sei fuori ufficio, senza chiamare ogni volta la segretaria? (se ne hai una)
Queste 4 domande sono solo l’inizio di un percorso di informatizzazione che devi fare, se vuoi migliorare le performance del tuo Studio Legale.
Del resto, se continui ad avere documenti sparsi sul desktop e ogni volta che cerchi qualcosa per il cliente, devi perdere tempo prezioso, allora avrai sempre problemi.
Ecco come gestire le anagrafiche clienti grazie a Kleos
Per prima cosa devi capire che l’uso costante di un software può realmente migliorare la Tua attività, perché rende metodico ciò che adesso stai facendo in modo quasi casuale (non te la prendere ma è così…)
Infatti, esistono 4 FATTORI IMPORTANTI nella gestione dell’anagrafica cliente.
Fattori che che se considerati possono migliorare la tua vita lavorativa FIN DA SUBITO.
Invece, se continui a non considerare questi 4 FATTORI, sarai sempre costretto a districarti tra carte, numeri da salvare e adempimenti da rispettare.
E tutto questo proprio mentre cerchi di far bene il Tuo lavoro, provando ad ottenere il meglio per il Tuo cliente.
I 4 FATTORI IMPORTANTI delle anagrafiche di Kleos (+3 bonus)
1# fattore: adempimenti
Grazie all’uso di Kleos puoi adempiere alla normativa antiriciclaggio e al GDPR direttamente dall’anagrafica!
Questo ti permette di inserire i dati richiesti senza dover usare programmi diversi e senza perdere troppo tempo.
A tal proposito ti invito a guardare i video sulla gestione dell’antiriciclaggio e del GDPR che ho creato apposta per TE.
2# fattore: schede personalizzate
Le anagrafiche clienti di Kleos non sono una semplice presentazioni di dati da compilare, sono molto di più.
Infatti è possibile inserire campi personalizzati, sulla base delle TUE REALI ESIGENZE.
Questo è importante, perché se è vero che i dati essenziali sono uguali per tutti, è anche vero che possono esserci dati diversi da considerare, a seconda delle materie trattate.
3# fattore: documenti personali del soggetto
Sicuramente sei abituato a considerare i documenti solo per ciò che riguarda “la pratica”, ma ce ne sono alcuni invece che riguardano “il cliente”, e non la pratica.
Ad esempio la carta di identità fornita, il contratto tra voi, il modulo privacy e altro, sono dati del cliente, non della pratica.
Kleos permette l’importazione di documenti direttamente nelle anagrafiche
quindi anche se cambia la pratica, il soggetto avrà sempre allegati i suoi documenti personali.
Come vedi la gestione di un’anagrafica non significa soltanto inserire i dati anagrafici, ma è molto di più.
Del resto, se desideri il bene del cliente, devi poter accedere ai suoi documenti personali sempre, non solo quando consulti la sua pratica (o le sue pratiche).
4# fattore: applicazione per dispositivi mobili
Non c’è molto da dire in merito a questa possibilità, perché ho già illustrato nell’articolo su come usare l’applicazione di Kleos per Tablet.
Quello che è importante ricordare in questo momento è che grazie all’App per Smartphone puoi chiamare un cliente o inviargli un’email, anche fuori ufficio.
Basta una connessione, il resto lo fa Kleos.
Puoi chiamare e inviare email ai Tuoi clienti, anche se non sei in ufficio!
Pensa a tutte quelle volte in cui avresti avuto bisogno di un numero di telefono e hai dovuto chiamare la segretaria (se ne hai una), oppure aspettare impaziente l’arrivo del cliente; ti è già capitato, vero?
Oppure pensa se potessi occupare i tempi morti in tribunale o mentre sei in treno, per inviare un’email. Non sarebbe magnifico?
(parlo di clienti ma ovviamente nelle anagrafiche di Kleos puoi inserire tutti i soggetti che desideri…)
1# bonus delle anagrafiche di Kleos
Ti piacerebbe poter verificare con quali altri soggetti è collegata l’anagrafica che stai guardando?
Mi spiego meglio…
Le anagrafiche di Kleos includono una funzione che permette di collegare un soggetto ad un altro, in modo da verificare eventuali relazioni tra i soggetti.
Per esempio potresti aver interesse a segnare il medico legale che ha seguito un sinistro, e in seguito avviare un report per capire se lo stesso soggetto ha seguito altri sinistri che hai gestito (ringrazio un Avvocato di Napoli per questo esempio).
(questo è solo un esempio, poi ovviamente sei tu l’Avvocato e saprai certamente come sfruttare al meglio questa funzione).
Per concludere voglio farti una domanda:
E’ corretto gestire ancora le anagrafiche clienti come fossero delle pratiche?
Oggi ci sono gli strumenti per gestire al meglio le pratiche di Studio, senza dimenticarsi delle persone che fanno parte di quelle pratiche e che hanno chiesto il Tuo aiuto.
In fondo sono persone, non pratiche da sbrigare…
2# bonus delle anagrafiche di Kleos
Questo bonus è molto interessante, ma non è per tutti.
Infatti, grazie a questo bonus avrai la possibilità di verificare costantemente i Tuoi contatti (clienti, soci o controparti che siano).
Pensa se avessi la possibilità di monitorare un soggetto per verificare eventuali immobili intestati…
Oppure, avere un collegamento diretto con banca dati antiriciclaggio…
O ancora, verificare eventuali protesti, procedure concorsuali di un soggetto.
Tutto questo (e altro ancora) è possibile grazie al modulo Kleos KyC!
A tal proposito, ti invito a leggere i due video post che ho pubblicato:
Scopri I Prezzi Del Software Legale Kleos
Kleos è disponibile in 3 versioni diverse. Tutte le versioni includono spazio Cloud illimitato.
Scopri le versioni >>3# bonus delle anagrafiche di Kleos
Ti piace l’idea di poter contattare un cliente, un cliente o un fornitore, direttamente dal software che usi tutti i giorni per lavoro?
Bene, grazie al collegamento tra il software Kleos e Skype potrai fare anche questo.
In pratica basta inserire il nome utente Skype nei contatti Kleos per avere un collegamento diretto con la persona desiderata, senza inviare email, aprire Skype sul telefono, o scaricare WhatsApp sul PC (eh già, esiste anche la versione desktop di WhatsApp).
Non solo anagrafiche, con Kleos puoi fare molto di più!
Kleos è gestionale per lo Studio Legale in Cloud, questo significa che puoi lavorare ovunque, grazie all’applicazione per dispositivi mobili, e puoi smettere di preoccuparti di backup dati o mancanza di corrente in ufficio.
Qui sotto trovi alcune delle funzioni più belle di Kleos, che possono aiutarti FIN DA SUBITO a rendere il Tuo Studio Legale più performante sotto molti punti di vista.
Per esempio puoi:
- agenda generale e per singola pratica
- scadenzario
- deposito telematico atti
- scarico fascicoli Polisweb
- fatturazione elettronica
- assegnazione incarichi di studio
- controllo spese sostenute per il cliente
- gestione caselle di posta elettronica
- condivisione sicura dei documenti con i clienti
- modelli privacy precompilati
Come vedi Kleos può fare davvero tanto per Te, ma devi avere il coraggio di migliorare la Tua vita lavorativa, grazie all’uso di strumenti creati apposta per farlo!
E per finire una rassicurazione:
- ragione sociale
- codice fiscale
- partita iva
- indirizzo
- numero di telefono
sono dati che ovviamente trovi all’interno dell’anagrafica di Kleos!
