Gestionale per Avvocati in Cloud: Ecco cos'è e perché averlo
Ecco spiegato cos'è e perché avere un Gestionale per Avvocati in Cloud
Prima di parlare dell’utilità di un gestionale per avvocati in Cloud, devi sapere cos’è un gestionale per avvocati.
Una volta il gestionale per avvocato era un prodotto per pochi. In pochi avevano esigenze tali da giustificare un programma simile, e in pochi potevano permetterselo.
Oggi però ci sono 2 motivi essenziali per cui avere un gestionale:
- digitalizzazione dei documenti
- normativa che prevede l’uso del computer
La digitalizzazione dei documenti ormai è un qualcosa di “normale”, infatti depositi gli atti telematicamente, invii email e Pec, (forse) invii notifiche in proprio eccetera…
Per quanto riguarda la normativa invece, basta pensare al PCT, al GDPR e alla fattura elettronica, per capire quanto il digitale sia entrato a far parte della Tua vita lavorativa.
Ecco perché anche il più “piccolo” degli Studi Legali dovrebbe dotarsi di un software per la gestione dello studio.
Se hai capito l’importanza di dotarti di un software per la gestione del Tuo Studio Legale, vediamo la differenza tra i diversi programmi in commercio.
Per prima cosa devi sapere che puoi scegliere di acquistare un software da installare sul tuo server, o un gestionale per avvocati in Cloud.
(e non pensare di poter trovare gestionali per Studi Legali gratis, perché stai solo perdendo tempo)
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Che cosa è un Gestionale per Avvocati in Cloud
Il gestionale per avvocati in Cloud è un programma installato su un “server virtuale” dal quale si può accedere tramite internet.
(puoi leggere di più sul Cloud Computing da Wikipedia).
Tutta l’infrastruttura è installata su un server di proprietà del fornitore (a tal proposito ti invito a leggere la mia guida su come evitare i falsi Cloud per Avvocati.)
Il vantaggio di lavorare con questo tipo di software è che tutti i dati inseriti sono costantemente aggiornati IN TEMPO REALE.
Qualunque modifica a documenti, appuntamenti eccetera, viene subito sincronizzata tra i diversi computer e dispositivi mobili, senza bisogno di attivare sincronizzazioni.
Di conseguenza il backup dei dati è automatico, quindi non è necessario l’intervento dell’utente per salvare i dati su dischi rigidi.
Una bella caratteristica dei software per avvocati in Cloud è poi quella di dotare l’utente di un’applicazione per lavorare anche da dispositivi mobili.
Differenza tra Gestionale per Avvocati in Cloud e Gestionale in Local Server
Per prima cosa voglio dirti che da un punto di vista “operativo” non ci sono differenze tra un gestionale per avvocati in Cloud e uno in local server.
Da un punto di vista tecnico invece, la differenza è questa:
Il Gestionale per Avvocati in Cloud è installato su un server esterno al Tuo ufficio,
mentre il gestionale in local server è installato sul Tuo server di Studio
Mentre il software in Cloud ha costi fissi di abbonamento, il software in locale ha costi collaterali come quelli per l’acquisto e la manutenzione del server oltre all’aggiornamento hardware dello stesso.
Gestionale per Avvocati in Cloud: perché dovresti averlo?
3 elementi importanti ti aiuteranno a capire
Esistono 3 ELEMENTI IMPORTANTI che ogni Studio Legale dovrebbe avere, e sono gli stessi che (se mancanti) dovrebbero spingerti definitivamente all’acquisto di un gestionale per avvocati in Cloud.
Infatti, la mancanza di questi 3 ELEMENTI IMPORTANTI può rendere la Tua vita lavorativa difficile, però una volta acquisiti invece, vedrai il Tuo Studio Legale performante come mai avresti pensato.
- server esterni al Tuo Studio Legale
- manutenzione software senza disturbi
- disponibilità dei dati anche fuori ufficio
1# ELEMENTO IMPORTANTE: server esterni allo Studio Legale
Avere un server interno allo Studio Legale è un costo, perché devi acquistarlo, ma anche aggiornarlo e inoltre serve un tecnico che faccia manutenzione (driver, hardware, antivirus eccetera…).
Al contrario, un gestionale per avvocati in Cloud permette di abbattere questi costi, perché per lavorare devi avere un PC e una connessione (e ovviamente l’applicativo software).
In pratica strumenti che già oggi possiedi, e senza i quali non potresti più lavorare.
I Tuoi documenti, le anagrafiche, l’agenda eccetera, vengono tutti salvati in Cloud, quindi non necessiti di un server potente.
A seconda del numero di utenti infatti, basta scaricare l’applicativo e si inizia subito a lavorare.
2# ELEMENTO IMPORTANTE: manutenzione software senza disturbi
Hai presente il punto 1?
Se da un lato risparmi denaro per l’acquisto di un server, dall’altro risparmi tempo per la manutenzione del software.
Nel caso si un gestionale per avvocati in Cloud questo non succede perché l’aggiornamento del software la manutenzione del software viene svolta dai tecnici direttamente sul server centrale, quindi l’utente non vede e non sente nulla.
(per quanto riguarda il software Kleos, generalmente la manutenzione avviene la domenica).
3# ELEMENTO IMPORTANTE: disponibilità dei dati anche fuori ufficio
Quando spiegavo dell’importanza di avere quella che tecnicamente si chiama “portabilità del dato”, in molti erano scettici, ma oggi non più (ed è meglio così).
Oggi infatti sempre più avvocati mi chiedono di poter disporre delle pratiche aggiornate in tempo reale anche quando sono fuori ufficio, e per fare questo serve appunto un gestionale per avvocati in Cloud.
Come fare? Semplice, (nel caso di Kleos) scarichi l’applicazione e trovi tutto pronto all’uso.
In pratica lavori su un software che salva i Tuoi documenti, gli appuntamenti eccetera in Cloud, anziché sul disco fisso.
I benefici reali di un Gestionale per Avvocati Cloud
Ecco una lista dei benefici REALI che puoi ottenere grazie all’uso costante di un Gestionale per avvocati in Cloud:
- nessun investimento per l'acquisto di server
- nessun DVD (o altro) richiesto per l'installazione
- backup dei dati automatico
- totale protezione da virus
- dati sempre disponibili (basta una connessione)
- agenda sincronizzata in tempo reale
- nessuna riduzione di memoria del PC
- possibilità di condividere documenti e cartelle con altre persone
Gestionale per Avvocati in Cloud VS Cloud generico
I principali servizi Cloud che probabilmente conosci sono: GoogleDrive, Dropbox, OneDrive e iCloud, ma ce ne sono molti altri tra cui SugarSync, Box, Amazon Drive eccetera.
Per quanto riguarda l’uso di questi sistemi, sicuramente sono funzionali e gratuiti (nel piano base), ma hanno il limite di poter essere utilizzati solo per salvare dati.
(infatti usare questi servizi non significa dotarsi di un gestionale per avvocati in Cloud).
Invece un gestionale per avvocati in Cloud ti permette di gestire l’intero Studio Legale, perché ha funzioni specifiche come il polisweb, l’agenda, la fatturazione, lo scadenzario eccetera…
In particolare ci sono gestionali in Cloud che hanno l’applicazione dedicata per dispositivi mobili, cioè permettono di accedere a tutti i dati anche da Tablet e Smartphone.
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Perché scegliere Kleos come Gestionale per Avvocati in Cloud?
(puoi leggere le due righe su Kleos che ho scritto per un quotidiano online).
Quando valuti l’acquisto di un gestionale per avvocati in Cloud l’errore più grande è quello di considerare come aspetto principale il prezzo.
Infatti non è solo il prezzo quello che conta, ma anche le caratteristiche tecniche del software, e l’assistenza.
Ad esempio Kleos è un gestionale in Cloud che salva i dati su server di proprietà, e ha tecnici specializzati che analizzano costantemente il server facendo manutenzione e aggiornamenti durante tutto l’anno.
Oltre a questo, per i miei clienti ci sono io, sempre attivo qui sul blog (vedi chat) e telefonicamente, durante tutta la durata dell’abbonamento!
Seguo personalmente tutti i miei clienti (puoi leggere le testimonianze) 24 ore su 24, ogni giorno dell’anno, feste incluse, fornendo assistenza sull’uso del prodotto ogni volta che l’avvocato lo richiede.
Ovviamente è sempre possibile rivolgersi ai tecnici per le questioni più importanti, ma i miei avvocati sanno di poter contare su di me per ogni evenienza.
Nel valutare un gestionale per avvocati in Cloud, non sottovalutare mai l’assistenza!
Questo è molto importante, perché è solo così che potrai dormire sonni tranquilli.
Per rispondere alla domanda “Perché scegliere Kleos”, non voglio usare frasi del tipo “perché è il miglior gestionale del mondo” o cose simili.
Preferisco metterti sul piatto quello che può fare per TE questo fantastico gestionale per avvocati in Cloud!
Di seguito trovi elencati 20 punti chiave che ti permetteranno di capire se Kleos può aiutarti nella Tua attività di Avvocato.
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Ecco l'elenco completo dei 20 punti chiave per cui dovresti scegliere Kleos come Tuo gestionale in Cloud:
Se trovi almeno 7 punti chiavi per cui avere Kleos come tuo gestionale per avvocati in Cloud, allora significa che è proprio il software gestionale che stai cercando!
- software in Cloud (ovviamente)
- doppio sistema di credenziali per l'accesso al programma
- Time sheet
- modulo notifiche
- plugin per Microsoft Outlook
- scrivania generale personalizzabile
Questi sono i primi 6 punti chiave per cui scegliere Kleos come Tuo gestionale per avvocati in Cloud, ma vediamo il resto…
Leggi tutti i punti chiave per cui avere un Gestionale per Avvocati in Cloud
- backup automatico dei dati
- importazione dei fascicoli polisweb
- agenda sincronizzata tra computer e dispositivi mobili
- calcolatore scadenze
- PCT/PAT
- anagrafiche clienti e fornitori
- gestione email e Pec dalla singola pratica
- compilazione automatica del registro trattamento dati
- gestione attività di Studio (telefonate, pagamenti marche, carburante eccetera...)
- modulo parcellazione
- fattura elettronica (ciclo attivo e passivo)
- gestione antiriciclaggio
- condivisione sicura dei documenti tramite tecnologia KleosConnect
- applicazione Kleos per dispositivi IOS e Android
Questi sono tutti i 20 punti chiave per cui dovresti avere Kleos come gestionale per avvocati in Cloud!
Non importa quanto grande e strutturato sia il Tuo Studio Legale, l’importante è capire che oggi per lavorare bene devi avere un software gestionale in Cloud.
Sempre più avvocati hanno capito l’importanza di:
- avere un unico programma per gestire l'attività dello Studio Legale
- essere sincronizzati con l'ufficio, anche mentre si trova in Tribunale
Il gestionale per avvocati in Cloud è l’unico modo che hai per avere il massimo del controllo sulla Tua attività al minimo investimento!
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Aggiornato il 06/12/2018
Marco Di Mizio
Sono un Venditore appassionato di nuove tecnologie.
Aiuto gli avvocati nella scelta dei servizi più utili e funzionali alla loro attività.
