- Marco Di Mizio
- Anagrafiche, Video
Come migliorare l’assegnazione incarichi nello Studio
Con Kleos puoi assegnare incarichi e vedere quelli a Te assegnati!
Come migliorare l’assegnazione incarichi nello Studio
Ho abbastanza esperienza per affermare che il modo migliore con cui attualmente comunichi con gli altri soggetti dello Studio Legale è…urlare!
Urli alla segretaria per chiederle di chiamare un cliente, urli al collega per chiedere di controllare la bozza di un atto, e infine urli al praticante chiedendogli se ha terminato quel lavoro che gli avevi assegnato.
STO SCHERZANDO! (anche se in effetti so per certo che succede…).
Comunque, il sistema di comunicazione interno al Tuo ufficio, si basa sempre e solo su 4 elementi.
Questi 4 elementi sono gli stessi che hai conosciuto quando eri praticante, e sono proprio quelli che ti portano ogni giorno a commettere 4 errori facilmente risolvibili con l’aiuto di Kleos.
I 4 elementi problematici delle Tue comunicazioni interne
Per prima cosa vediamo insieme quelli che sono attualmente i 4 elementi chiave delle Tue comunicazioni interne, per capire e analizzare come correggerle, migliorando al tempo stesso la verifica sull’effettivo svolgimento di una richiesta.
- invio di email con priorità alta
- post-it appiccicati ovunque
- chiamate telefoniche interne
- chiamate orali (le famose urla)
Questi 4 elementi problematici sono proprio quelli che stai usando in questo momento per comunicare con gli altri soggetto dello Studio Legale, e sono i motivi principali per cui non riesci ad avere il pieno controllo sulle informazioni richieste.
#1 invio di email con priorità alta
Se invii un’email ogni volta che devi chiedere informazioni su una pratica, o desideri avere sul tavolo un fascicolo, allora devi sapere una cosa: 📢 Il tempo che perdi a creare l’email, inviarla, e attendere che destinatario la legga e risponda è troppo!
E’ troppo, davvero, troppo!
Esiste un modo per indicare esattamente l’azione che desideri venga svolta per una pratica, senza aprire client di posta elettronica o andare sulla web email.
#2 post-it appiccicati ovunque
Lo so che il post-it è veloce, il problema è che può finire stropicciato sotto qualche pratica, può perdersi, o comunque può essere messo da parte per essere in seguito dimenticato…
Il post-it lo puoi usare per la spesa, ma se vuoi comunicare con altri soggetti dello Studio Legale serve qualcosa di meglio.
Infine, come pensi di arrivare a lasciare il post-it sulla scrivania dell’interessato? Eh già…ti devi spostare, e nel caso di Studi Legali con più sedi questo non è proprio possibile.
#3 chiamate telefoniche interne
Sicuramente il modo più veloce per comunicare con altri soggetti dello Studio Legale.
Ma c’è un però… 📢 Però forse non consideri che il destinatario della chiamata può essere impegnato e non possa proprio risponderti! In questo caso il rischio è quello di dimenticarsi di richiamare, lasciando incompiuta la richiesta.
#4 chiamate a squarcia gola
Questo modo di comunicare è sicuramente il più divertente!
Lo so che anche Tu hai già avuto modo di subire o ordinare qualcosa in questo modo, quindi ascolta: 📢 Le urla lasciamole al mercato, perché sei in uno Studio Legale, e non è per niente bello sentire urlare qualcuno in uno Studio Legale!
Anche in questo caso il problema pratico è quello di disturbare una persona che ha altro da fare, e per risponderti deve smettere di fare quello che stava facendo.
Credimi quando dico che non è conveniente interrompere la segretaria mentre sta compilando una nota spese, o il collega mentre invia un’email o scrive un atto.
Davvero, non ti conviene. Rischi solo di creare disguidi a persone che stanno lavorando proprio come Te!
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Ecco cosa dicono le persone che hanno già parlato con me!
Come risolvere il problema delle comunicazioni interne grazie a Kleos
Kleos è un software in Cloud molto competo, e include al suo interno un sistema di incarichi basato su notifiche che l’utente riceve ogni volta che viene chiamato all’azione da qualcuno.
Lavorando con questo sistema di notifiche si ottengono 3 importanti vantaggi:
- nessuna interruzione del lavoro da parte di chi riceve il promemoria
- presenza costante e fissa della notifica fino al completamento dell'azione richiesta
- velocità nell'assegnazione della mansione
Questo significa che puoi inviare richieste a chiunque, senza però disturbarlo mentre sta lavorando.
Come funziona il sistema di incarichi di Kleos
Gli incarichi possono essere di diversi tipi, non c’è un unico modo, per esempio potresti iniziare un atto e incaricare un collaboratore di terminarlo (o viceversa).
Oppure la Tua segretaria potrebbe scrivere un’email, e incaricare Te di inviarla con il Tuo account di posta (già configurato in Kleos).
Non è forse meglio lavorare in questo modo? Ovviamente possono esserci delle urgenze… 📢 In questo caso un maestoso urlo da leone è sempre l’ideale!
Come vedi è possibile essere ordinati SEMPRE e IN TUTTO, basta capire che per farlo devi dotare il Tuo Studio Legale di un programma sviluppato proprio per renderti la vita lavorativa più semplice e organizzata.
Comunicazioni interne e molto altro, grazie a Kleos!
Qui sotto trovi alcune delle funzioni fantastiche che hanno già reso felici migliaia di avvocati (e segretarie).
Puoi decidere di continuare con le sane vecchie abitudini, oppure passare a Kleos, e scoprire che (forse) gestire uno Studio Legale, anche se grosso o con più sedi in Italia e nel mondo, non è poi cosi complicato come sembra.
Comunque… eccoti qualche funzione interessante da approfondire: