13 novembre 2018
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Se hai un grosso Studio Legale, forse è arrivato il momento di passare a Kleos…

Ecco i 4 problemi (+ 1 bonus) che Kleos può risolvere FIN DA SUBITO, se hai un grosso Studio Legale!

Se fai parte di un grosso Studio Legale, sicuramente avrai a che fare con i quattro grossi problemi che affliggono qualunque struttura di questo tipo.

Questi 4 problemi non sono una mia invenzione, ma è quanto ho capito lavorando al fianco di Studi Legali di ogni tipo, dal singolo Avvocato senza impiegata, fino a uffici con centinaia di dipendenti e sedi dislocate su tutto il territorio nazionale.

Ovviamente più piccola è la struttura, maggiore è la possibilità che Tu riesca a mettere una pezza a questi problemi, ma se vuoi essere davvero performante non puoi continuare a nascondere la verità.

I 4 problemi di un grosso Studio Legale che (forse) non riesci a risolvere

Questi quattro problemi sono tutti superabili fin da subito, l’importante è analizzarli, capirli e infine applicarsi per risolverli:

  1. server costosi da acquistare, e costosi per la manutenzione;
  2. mancanza di pieno controllo del lavoro svolto sulle pratiche;
  3. difficoltà nel sincronizzare tutti i membri dello Studio Legale in maniera costante, immediata e simultanea;
  4. scambio di informazioni tra gli operatori (anche di sedi diverse) lento e inadeguato

Questi quattro problemi inoltre, non permettono una corretta gestione dei processi interni all’ufficio, e possono compromettere la produttività di ogni membro dello Studio Legale.

Per poter rendere al meglio infatti, il grosso Studio Legale deve considerare aspetti tecnici e pratici, che strutture più piccole riescono a compensare proprio per la loro dimensione ridotta.

(con buona pace di chi ancora oggi crede che lo spirito di gruppo e l’imposizione delle mansioni, possano sopperire a mancanze organizzative e tecniche).

1# problema: server costosi da acquistare, e costosi per la manutenzione

studio-legale-5 Perché avere Kleos, se hai un grosso Studio Legale
I server locali sono costosi da acquistare e necessitano di manutenzione continua.

Se hai un grosso Studio Legale, sicuramente avrai in dotazione dei grossi server costosi che necessitano di manutenzione continua, e possono avere problemi di funzionamento.

A differenza del piccolo Studio Legale infatti, il Tuo ha bisogno di macchine potenti che riescano a far lavorare molti operatori nello stesso momento.

Anche l’ordinaria manutenzione ha il suo costo e non puoi farne a meno, perché le macchine devono essere aggiornate, serve l’antivirus, può servire una nuova ventola al computer eccetera…

Inoltre il server può danneggiarsi a seguito di uno sbalzo di corrente, per l’umidità, e può perfino prendere fuoco o essere manomesso. E’ brutto da dire, ma è così!

Quando questo succede è un problema che influisce sul lavoro di tutto l’ufficio, i tempi di attesa possono essere lunghi, e Tu cosa fai nel frattempo?

Magari ti sei tutelato sfruttando i contratti di assistenza che spesso offrono i fornitori, non ho dubbi su questo, ma il problema rimane sempre lo stesso:

Quando si verifica un guasto al server devi chiamare un tecnico, così oltre ai soldi perdi anche del tempo!

(e comunque le soluzioni “tutto incluso” non sono così economiche come puoi pensare).

Server di proprietà = Backup a carico dello Studio Legale

Sei hai un server in ufficio, sei tu a dover provvedere al backup dei dati, questo significa chiamare il tecnico e lasciarlo in ufficio a lavorare per ore .

Il backup è sempre a Tuo carico, e anche in questo caso servono macchine potenti, affidabili e sempre aggiornate.

Un aspetto da considerare è che i file possono comunque danneggiarsi, senza dimenticare che il futuro ripristino dei dati comporta ulteriore perdita di tempo e denaro.

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Come risolvere il primo problema grazie al software Kleos

Kleos è un software in Cloud, significa che non devi acquistare nessun server, e quindi nemmeno provvedere al suo aggiornamento e alla manutenzione.

Nessun antivirus da acquistare, nessun “pezzo” da cambiare, perché è tutto a carico del fornitore.

A Te bastano i computer su cui lavorare e una buona connessione internet, al resto ci pensa Kleos!

Paghi un canone All-Inclusive che ti permette di lavorare senza preoccupazioni derivanti da aggiornamenti, manutenzione o tecnici da chiamare. Nulla di tutto questo!

I due vantaggi principali di lavorare con un software in Cloud (dal punto di vista tecnico) sono:

Solo con questi due vantaggi potrai iniziare fin da subito a risparmiare tempo e denaro!

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2# problema: mancanza di pieno controllo del lavoro svolto sulle pratiche

Sicuro di avere il controllo costante del lavoro svolto sulle pratiche?

Più grosso è lo Studio Legale, maggiore sarà la difficoltà nel gestire il personale, e questo non per mancanza di capacità, piuttosto per impossibilità di verificare costantemente il lavoro dei dipendenti.

Non puoi pensare di controllare il lavoro di 5-6 persone, figurati controllarne 100 che svolgono mansioni diverse, magari in uffici diversi, tutto il giorno per cinque giorni alla settimana.

Come puoi pensare di conoscere l’operato di tutti i membri del tuo grosso Studio Legale, senza avere un sistema che ti permetta di seguire il loro lavoro?

Non si tratta di spiare il lavoro altrui, ma di controllare l’avanzamento dei lavori sulla pratica!

Esempio pratico:

Per ogni pratica dovresti poter verificare quale impiegata ha in carico l’emissione delle fatture, quale avvocato è stato designato per l’udienza in Tribunale e quale invece per discutere con il cliente.

Tutto questo direttamente dal Tuo computer o Tablet, senza scomodare nessuno e senza perdere troppo tempo.

Come risolvere il secondo problema grazie al software Kleos

studio-legale-3 Perché avere Kleos, se hai un grosso Studio Legale
Kleos permette l’inserimento di tutti i membri dello Studio Legale.

Il software per avvocati Kleos permette di censire tutti i membri dello studio, in modo che chiunque possa verificare su quale pratica stiano lavorando gli altri.

Ogni operatore ha il suo profilo, quindi la segretaria avrà il ruolo di “segretaria”,  i soci dello Studio saranno avvocati “Titolari”, piuttosto che “Responsabili”, mentre i collaboratori saranno”affidatari” della pratica.

Chiunque può confrontarsi subito con il soggetto coinvolto nella pratica, senza perdere tempo a cercare chi (tra impiegate e avvocati) è a conoscenza dell’informazione richiesta.

Questo è possibile perché in fase di creazione o importazione della pratica da polisweb, Kleos consente di indicare i referenti interni allo studio coinvolti nella questione.

studio-legale-6 Perché avere Kleos, se hai un grosso Studio Legale
Per ogni pratica è possibile indicare i soggetti coinvolti.

In questo modo saprai sempre quali membri dello studio stanno lavorando la pratica.

Come detto, non si tratta di spiare il lavoro di qualcuno, lungi da me dire e pensare una cosa simile, piuttosto si parla di controllo del lavoro svolto su ogni singola pratica.

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3# problema: difficoltà nel sincronizzare tutti i membri dello Studio Legale in maniera costante, immediata e simultanea

La sincronizzazione del lavoro svolto sulle pratiche deve essere:

  • costante: significa sempre! mattina, sera, la domenica, insomma 365 giorni l’anno;
  • immediata: ogni modifica a un atto, all’agenda eccetera…deve essere subito disponibile agli altri membri dello studio;
  • simultanea: ogni operatore può apportare modifiche alla stessa pratica e avere subito aggiornate le modifiche apportate dagli altri

Se non riesci ad avere il controllo costante, immediato e simultaneo del lavoro svolto per ogni pratica e per ogni cliente, hai un grosso problema!

Alcuni Studi Legali usano ancora dei server interni (costosi) per la condivisione dei documenti, e si affidano (in genere) a Google Calendar per la gestione dell’agenda, ma questo non è sufficiente.

Forse in questo modo si pensa di rendere tutti sincronizzati, ma in realtà le azioni compiute sono svolte fuori dalla pratica, che resta sempre un’icona gialla sul computer.

Invece, la struttura IT di un grosso Studio Legale dovrebbe permettere al personale la completa gestione di ogni singolo evento collegato alla pratica (che siano le segretarie, i collaboratori, gli avvocati o i soci dello studio).

Tutti (ciascuno per il suo ruolo) devono poter accedere alla stessa pratica, e non solo (mi ripeto) ai documenti e all’agenda.

Una pratica è composta anche da fatture, dalle scadenze, dalle varie attività svolte per il cliente eccetera, ed è quindi importante avere sempre accesso a tutta la documentazione.

Esempio pratico:

Se stai depositando un atto per la pratica XY:

  • la segretaria alfa deve poter lavorare su quella pratica per emettere una fattura;
  • la segretaria beta deve poter segnare un appuntamento in agenda;
  • il tuo collaboratore gamma deve poter redigere un nuovo atto

Allo stesso tempo il collaboratore ipsilon deve poter inviare una richiesta alla segretaria delta chiedendole di inviare un’email al cliente (sempre della pratica XY).

Lo so che sembra tutto un casino, ma è quello che succede ogni giorno nel tuo grosso Studio Legale!

(e se hai più uffici sul territorio, il problema lo riscontri all’ennesima potenza!)

Come risolvere il terzo problema grazie al software Kleos

studio-legale-7 Perché avere Kleos, se hai un grosso Studio Legale
Tutti i membri dello Studio Legale possono lavorare le pratiche singolarmente o simultaneamente.

Come detto, Kleos è un software in Cloud, quindi tutto il lavoro svolto da una postazione di lavoro viene subito sincronizzato e reso disponibile agli altri.

Tutti i membri dello Studio Legale possono lavorare e avere sempre i documenti e l’agenda aggiornati, riuscendo così a concentrarsi esclusivamente sul bene del cliente.

Non si tratta solo di aggiornare un documento, ma della pratica nel suo insieme!

In Kleos ogni operatore ha la sua agenda, ma è sempre possibile verificare quella generale di studio, in modo da essere sempre sincronizzati con gli impegni.

Quando una segretaria inserisce o modifica un appuntamento, Tu avrai subito l’agenda aggiornata, e potrai visualizzare la modifica sia dal computer che dall’applicazione di Kleos.

(ovviamente vale anche il contrario…)

Anche per gestire le email conviene usare Kleos, perché oltre a salvare la comunicazione inviate e ricevute nella pratica, gli altri operatori sapranno subito dell’azione appena compiuta.

(per esempio la segretaria può aggiungere la voce “corrispondenza” alle attività svolte per il cliente, e procedere in seguito con la fatturazione).

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4# problema: scambio di informazioni tra gli operatori lento e inadeguato

Purtroppo il discorso è sempre lo stesso: più grosso diventa lo Studio Legale, maggiori saranno i problemi di comunicazione, soprattutto se la struttura è dislocata in più uffici.

Generalmente le comunicazioni tra gli avvocati e le segretarie avvengono:

  • tramite email;
  • post it sulla scrivania;
  • urla per i corridoi

ma non credi sia possibile fare di meglio?

La troppa confusione e troppe cose da fare tutte insieme (con il rischio di dimenticarsi qualcosa), possono rovinare il lavoro di segretarie e avvocati.

Serve un sistema che permetta di comunicare in modo bidirezionale tra i membri dello studio, ma che allo stesso tempo sia affidabile e verificabile.

Sei hai un grosso Studio Legale devi poter ricevere una comunicazione da parte dell’impiegata, anche se si trova a migliaia di chilometri da Te.

Le comunicazioni tra i membri dello studio devono avvenire senza scambi di email, post it, urla nel corridoio o altro!

Come risolvere il quarto problema grazie al software Kleos

Il software Kleos permette il dialogo costante tra i vari membri dello Studio Legale in due modi:

  1. attraverso l’uso di note interne alla pratica;
  2. mediante l’uso di notifiche

Nel primo caso è possibile inserire delle note all’interno di ogni pratica che chiunque può leggere e modificare. Ovviamente è possibile inserire note diverse da operatori diversi.

Nel secondo caso invece, si tratta di un vero e proprio sistema di notifiche grazie al quale ogni operatore può invitare qualcuno a completare un’operazione.

Questo è il modo più veloce per dialogare con colleghi e segretarie, anche a migliaia di chilometri di distanza!

(esempio: puoi inviare una notifica alla segretaria affinché prepari una fattura, o al collaboratore chiedendogli di preparare un documento).

studio-legale-9 Perché avere Kleos, se hai un grosso Studio Legale
Kleos permette di verificare gli incaricati assegnati all’operatore e quelli da lui assegnati agli altri membri dello studio.

Puoi smettere fin da subito di inviare email e lasciare post it a colleghi e segretarie!

Il sistema di notifiche interne trasmette al solo destinatario della comunicazione l’avviso, mentre gli altri possono continuare a lavorare senza distrazioni.

Il soggetto che riceve la notifica può (deve!?) lavorare la mansione assegnata e darne conferma, permettendo così al titolare dell’incarico di conoscerne l’esito.

Questo è l’unico modo per dialogare tra i vari soggetti dello studio, evitando email, post it e urla nei corridoi.

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Il bonus per il grosso Studio Legale (e non solo)

Ti piacerebbe avere l’ultimo documento scansionato dalla segretaria, direttamente nella pratica che stai lavorando?

Vorresti avere i documenti che trovi durante le ricerche in banca dati, direttamente nella pratica?

Il software Kleos permette l’importazione diretta nella pratica corretta dei documenti che scansioni!

Questo significa velocizzare i processi di acquisizione dei documenti, rendendo allo stesso tempo più semplice reperirli da qualunque postazione di lavoro.

Per quanto riguarda il salvataggio dei documenti trovati a seguito delle ricerche in banca dati, ti invito a leggere l’articolo “Dal software Kleos alla banca dati Pluris in un clic

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Marco Di Mizio

Sono un Venditore appassionato di nuove tecnologie.
Aiuto gli avvocati nella scelta dei servizi più utili e funzionali alla loro attività.

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