- Marco Di Mizio
- Cloud
Kleos e Studi Legali con più sedi in Italia e nel mondo
Se hai uno Studio Legale con più sedi in Italia e nel mondo, leggi qui!
Kleos e Studi Legali con più sedi in Italia e nel mondo
Se hai uno Studio Legale con più sedi in Italia e nel mondo, devi sapere che esiste un sistema per ottimizzare le risorse a disposizione, riducendo al tempo stesso lo spreco di tempo e denaro. Questo sistema ti permetterà FIN DA SUBITO di godere di alcuni privilegi riservati a pochi.
Privilegi che potresti ottenere anche Tu, con l’attivazione del software Kleos.
Dico questo perché Kleos è un software in Cloud, quindi lavori ovunque nel mondo. (se non sai come scegliere un software in Cloud, meglio se leggi la mia guida, per scoprire alcune verità nascoste su questi software).
Ma andiamo per ordine.
📢 Per prima cosa devi sapere che tutti gli Studi Legali hanno le stesse esigenze, non importa la dimensione dello studio!
Dico davvero, se sei un Avvocato non pensare di essere escluso dalle esigenze base che tutti gli avvocati hanno.
Poi ci sono le esigenze speciali.
Queste esigenze si identificano in almeno 5 fattori importanti che vanno analizzati, capiti e inseguito sviluppati.
In particolare, per poter competere ad alti livelli sul mercato, queste strutture (simili ad Aziende) devono assolutamente poter contare su strutture dinamiche e innovative, che rendano lo Studio Legale una perfetta macchina in grado di rispondere alle continue richieste di clienti e operatori interni.
Ho già parlato del vantaggio di avere Kleos per i grossi Studi Legali, e adesso è il momento di affrontare quelle realtà sviluppate in più sedi sul territorio.
Infatti, proprio come nel caso del grosso Studio Legale, anche la struttura sviluppata con più sedi in Italia e nel mondo, deve analizzare dei fattori importanti, per ottimizzare le risorse a disposizione, e limitare lo spreco di tempo e denaro.
I 5 fattori importanti da considerare se hai uno Studio Legale con più sedi in Italia e nel mondo
Esistono 5 fattori importanti che possono migliorare FIN DA SUBITO le performance dello Studio Legale, rendendolo più efficiente ed immune a qualsiasi problema di tipo tecnico.
Invece, se trascurati questi 5 fattori importanti posso provocare rallentamenti nella lavorazione dei dati, e nelle comunicazioni interne ed esterne allo Studio Legale.
Questi 5 fattori sono fondamentali per avere alte performance, e continuità di trasmissione dati, altrimenti c’è il rischio di passare il tempo a chiamare tecnici e inviare email (se tutto va bene…).
Quello che voglio dire è che se:
sei costretto ad inviare email o chiamare, ogni volta che desideri assegnare un compito a qualcuno dello Studio Legale…con il rischio di avere tempi lunghi di risposta, o non trovare il soggetto desiderato (nel caso della telefonata)
devi chiamare il tecnico almeno una volta al mese per verificare il corretto funzionamento dei server e la relativa sicurezza dei dati…o magari hai investito molto denaro in un reparto tecnico all’interno dello Studio Legale.
quando cambi i computer devi smettere di lavorare, o assecondare i tempi dei tecnici…bloccando la regolare attività dello Studio Legale.:
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per conoscere gli impegni esatti di avvocati o segretarie, devi ricorrere a calendari improvvisati…spesso mancanti di udienze Polisweb e scadenze
ogni volta che un cliente ti invia una email devi capire chi ha risposto, e se ha risposto…perdendo tempo ad inoltrare la comunicazione all’altra sede (magari) dall’altra parte del mondo
ALLORA IO POSSO AIUTARTI
Ed ecco i 5 fattori importanti da considerare se hai uno Studio Legale con più sedi
- SERVER
- COMUNICAZIONI INTERNE
- COMUNICAZIONI ESTERNE
- RIPRISTINO DATI
- IMPEGNI DI STUDIO
Ciascuno di questi fattori può costituire un problema (se non trattato con attenzione). Di seguito scoprirai come combattere questi problemi e rendere il Tuo Studio legale performante FIN DA SUBITO.
Come risolvere il problema del SERVER grazie a Kleos
Se hai uno Studio Legale con più sedi in Italia e nel mondo, devi sapere che esiste un sistema in grado di ottimizzare gli sforzi economici che sostieni per l’acquisto e la manutenzione dei server.
Questo sistema ti permetterà FIN DA SUBITO di eliminare i costi per:
- l'acquisto dei server
- l'aggiornamento dell'hardware e del sistema operativo
- l'acquisto e l'aggiornamento dei sistemi di protezione (antivirus)
1# Acquisto dei server:
Se decidi di attivare un abbonamento al software Kleos, devi sapere che i server sui quali verrà salvato il Tuo lavoro, sono di proprietà di Wolters Kluwer, quindi tutti i costi saranno a carico dell’Azienda e non più Tuoi.
📢 Questo è un vantaggio enorme, perché puoi ridurre gli investimenti IT, e potenziare (ad esempio) altre aree del Tuo Studio Legale!
(magari proprio la struttura IT, con stampanti dotate di APP per dispositivi mobili, microfoni Bluetooth per la segreteria eccetera…)
Del resto, se hai uno Studio Legale con più sedi in Italia e nel mondo DEVI AVERE server potenti, e questo significa investire molto denaro.
Con Kleos invece funziona così: paghi un canone mensile che ti permette di avere grosse performance, senza dover acquistare grossi server costosi.
Oggi la tecnologia avanza molto velocemente, e non puoi pensare di adottare server obsoleti, quindi sarai sempre costretto ad acquistarne di nuovi e più potenti.
2# Aggiornamento hardware:
L’acquisto di un server è solo l’inizio, infatti devi aggiornare l’hardware del server, e oltre a questo anche il sistema operativo.
Avere un grosso server è un vantaggio se hai uno Studio Legale con più sedi in Italia e nel mondo, ma il prezzo da pagare per questo è davvero molto alto.
Per lo stesso motivo di prima, grazie a Kleos puoi liberarti da questo fastidio, concentrando le Tue risorse in strumenti e attività molto più redditizie per lo Studio Legale.
3# Acquisto e aggiornamento dei sistemi di protezione (antivirus):
Inutile continuare, non trovi? Se acquisti un server lo devi aggiornare, ma ovviamente non basta solo questo, perché il server deve essere anche protetto dal rischio di intrusioni (parlo di quelle informatiche, per quelle fisiche puoi dotarti di una porta blindata…)
Questo significa acquistare e in seguito aggiornare l’antivirus.
I costi variano soprattutto in base al tipo di antivirus che decidi di acquistare, ma il problema è sempre lo stesso: DEVI PAGARE ANCHE QUESTO!
Per gli stessi motivi di prima, grazie a Kleos puoi eliminare completamente questo costo, e limitarti a pagare un canone annuo, in relazione alle TUE REALI ESIGENZE.
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Come risolvere il problema delle COMUNICAZIONI INTERNE grazie a Kleos
Ho già avuto modo di parlare del sistema di notifiche interne presente in Kleos in un video articolo che ti invito a guardare.
Quello che devi sapere è che se hai uno Studio Legale con più sedi in Italia e nel mondo, puoi comunicare con chiunque, senza perdere troppo tempo in telefonate o email.
Questo sistema di comunicazione ti permette di assegnare incarichi ai soggetti dello studio, e di riceverne a Tua volta.
Ci sono 3 domande importanti a cui devi rispondere, per capire se questo sistema può funzionare nel tuo Studio Legale:
- vuoi velocizzare le comunicazioni interne
- ti piacerebbe controllare il buon esito di un incarico
- vorresti essere avvisato quando qualcuno ti chiede di fare qualcosa
Queste 3 domande sono proprio quelle che servono per capire se vuoi davvero passare a un sistema in grado di:
Velocizzare il processo di comunicazione interna, anche se hai più sedi in Italia e nel mondo;
In questo modo non dovrai più chiamare e restare in attesa, o inviare email con tempi di risposta molti lunghi.
Controllare in un attimo se l’incarico assegnato è stato completato;
Potendo fin da subito “vedere” se l’incarico è ancora attivo oppure no.
Essere avvisato SUBITO di un eventuale richiesta da parte di un soggetto dello Studio Legale
Attraverso un sistema di banner video e avvisi che appaiono appena un soggetto riceve l’incarico.
Come risolvere il problema delle COMUNICAZIONI ESTERNE grazie a Kleos
Ci sono due tipi di comunicazioni esterne:
- quelle verso i partners
- quelle verso i clienti
Per iper-semplificare il discorso diciamo che queste comunicazioni si divido a loro volta in:
- documenti
Per quanto riguarda le email in entrate e uscita, probabilmente stai gestendo la posta elettronica con client di posta ben organizzati.
📢 Però come fai ad essere sempre aggiornato sulle comunicazioni che avvengono tra le diverse sedi e i Tuoi clienti?
Mi spiego meglio.
Se oggi organizzi la posta a seconda della sede dell’ufficio, facendo rispondere di volta in volta il personale del posto, con Kleos puoi salvare la posta in entrata e in uscita direttamente nella pratica, rendendola visibile a tutti.
Questo significa essere sempre in grado di rispondere alle email, con il vantaggio che tutti gli interessati saranno subito messi al corrente sugli sviluppi della conversazione.
Inoltre, con il nuovo plugin Kleos for Outlook puoi gestire la posta elettronica e le Pec direttamente dal client di posta più famoso al mondo!
Prova ad immaginare un mondo nel quale ogni email ricevuta dai cliente venga salvata nella pratica con un clic del mouse, e dove tutte le comunicazioni si trovino nello stesso posto assieme ai documenti che servono proprio alla lavorazione della questione specifica.
Per quanto riguarda i documenti da condividere tra le diverse sedi del Tuo Studio Legale e i clienti, la soluzione più veloce e semplice è KleosConnect.
Grazie alla tecnologia KleosConnect infatti puoi condividere documenti con i clienti in modo sicuro all’interno di una piattaforma protetta.
Il vantaggio?
I Tuoi clienti possono caricare a loro volta dei documenti, che saranno subito disponibili all’interno della pratica e visibili in tutte le sedi!
Come risolvere il problema del RIPRISTINO DATI grazie a Kleos
Certamente sai quanto sia stressante fare il ripristino dei dati, perché richiede tempo, ma (a mio parere) lo stress maggiore deriva dal fatto di non avere il pieno controllo di quanto accade, mancandoti le competenze.
Quello che forse non sai è ogni volta che esegui un ripristino, il rischio di perdere qualche pezzo per strada è reale.
Puoi chiedere al Tuo tecnico di fiducia, e vedrai che può confermare come non sia così scontato il buon esito dell’import dei dati. Va bene fare il backup dei dati per carità, ma il problema può essere il ripristino.
Kleos è un software in Cloud, quindi il problema non esiste.
Infatti, quello che oggi chiami “ripristino”, domani sarà un lontano ricordo, perché per riavere i Tuoi dati dovrai soltanto scaricare di nuovo l’applicativo sul PC..
📢 Quello che devi fare quando cambi un PC (o quando è in manutenzione) è scaricare l’applicativo!
Se hai uno Studio Legale con più sedi in Italia e nel mondo questo significa mantenere i diversi uffici alla stessa velocità, e non creare quindi disguidi pericolosi a colleghi e clienti.
Del resto con una buona connessione internet in 5 minuti (a dir tanto) sei di nuovo operativo, e puoi riprendere il lavoro quotidiano, senza nessun tipo di problema.
Avere sempre i dati a disposizione è un fattore molto importante per aumentare le performance del Tuo Studio Legale, non credi?
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Ecco cosa dicono le persone che hanno già parlato con me!
Come risolvere il problema degli IMPEGNI grazie a Kleos
A questo punto dell’articolo sarai stanco (se hai letto tutto), quindi quello che posso dirti, è che all’interno di Kleos è presente un calendario grazie al quale puoi conoscere gli impegni di ogni singolo soggetto dello Studio Legale.
Ciascun soggetto potrà quindi conoscere subito gli impegni degli altri, in modo da organizzare eventuali meeting o trasferte, senza perdere tempo in telefonate di conferma o email di approvazione.
Per finire, lo scadenzario presente in Kleos (e incluso nell’agenda), risolve perfino il problema delle scadenze.
Potendo visualizzare le scadenze generali dello Studio Legale per esempio, puoi evitare di fissare una call o una riunione, proprio il giorno prima della scadenza di un atto.
(può sembrare banale, ma so che non ti piace essere disturbato il giorno prima di una scadenza).
Infondo, se hai uno Studio Legale con più sedi in Italia e nel mondo, non puoi pensare di avere tutto sotto controllo, se non con un sistema creato apposta per offrirti migliori performance lavorative.
La conclusione che non ti aspetti, ma che forse in cuor Tuo già conosci
Hai letto tutto l’articolo, vero? Bene, adesso ti svelo un segreto…
Questo segreto deve restare tra me e Te, e non puoi rivelarlo ai Tuoi amici avvocati, perché per me sarebbe la fine.
📢 Tutto quello che hai letto lo puoi ottenere anche senza Kleos!
Pensaci un attimo…Io ti ho parlato di come Kleos sostituisce tutta una serie di servizi che forse stai già utilizzando, quindi in realtà puoi fare a meno di Kleos e continuare a lavorare proprio come stai facendo adesso.
Ti starai chiedendo, “ma allora perché devo attivare Kleos”? La mia risposta per Te sono due domande alle quali devi rispondere onestamente:
📢 Ma Tu hai davvero voglia di investire del tempo a sbrigare tutte queste situazioni in maniera artigianale e senza la garanzia che tutto funzioni perfettamente??
Vuoi davvero perdere giorni di vita tra un preventivo di server, un ripristino dati, o aspettando un’email che forse arriverà domani? (sempre domani…)