Cloud per Avvocati: Le verità nascoste sui Software in Cloud

Se cerchi un gestionale per Avvocato in Cloud, fai molta attenzione!

cloud avvocati

Cloud per Avvocati: Le verità nascoste sui Software in Cloud

Il Cloud per Avvocati ha preso definitivamente piede (per fortuna) e sempre più Studi Legali hanno deciso di adottare questo tipo di tecnologia per la gestione dello Studio Legale.

Il problema adesso è quello di non farsi fregare, quindi la domanda è: Sei sicuro di sapere tutto sul gestionale per Avvocato in Cloud?

Io penso di no, e adesso ti spiego il motivo…

Il Cloud che Tu conosci è quello dei vari DropBox, GoogleDrive, OneDrive eccetera, giuso?

Ci sono buone probabilità che sia proprio questa la Tua idea di Cloud, quindi ti chiedo: Sei sicuro che questi servizi Cloud siano adatti a Te e al Tuo Studio Legale?

Ti rispondo io: Sì, sono sicuri, ma c’è un però…

Però devi analizzare e capire alcuni aspetti di questi sistemi di Cloud perché è in gioco il Tuo lavoro e non puoi permetterti di tralasciare nessun aspetto tecnico e giuridico.

Infatti, se stai cercando un software in Cloud per Avvocati sono quasi sicuro che stai usando alcuni di questi servizi per salvare documenti, email eccetera, ma devi stare attento.

Un conto è il Cloud generico, un altro è il Cloud per Avvocati!

Lo sai perché dico questo?

Ti dico questo perché come Avvocato Tu sei responsabile dei dati che salvi in Cloud, quindi il Tuo fornitore oltre al servizio DEVE darti certezze e garanzie ben precise.

Del resto c’è una bella differenza tra Cloud Computing e Cloud Storage (trovi la spiegazione qualche riga sotto), e se vuoi adottare un gestionale per Avvocato in Cloud la devi conoscere.

Cloud per Avvocati: La differenza rispetto al Cloud generico

Il Cloud per Avvocati è una cosa davvero seria, e non devi credere che tutto si riduca all’affermazione: Con il Cloud sei al sicuro dai virus, dai blackout e dai furti di dati.

Questo, mi spiace deluderti, ma è vero a metà.

Ovvio che se dai a me la Tua patata bollente, non ce l’hai più Tu, e quindi ti liberi del problema, ma non funziona proprio così.

Hai degli obblighi da rispettare, e alcuni (pseudo) software in Cloud non è detto che ti aiutino a farlo, perché in realtà creano collegamenti con i Tuoi sistemi di Cloud Storage.

Tradotto significa questo:

Tu compri il software da Tizio, che salva i Tuoi dati da Caio!

Ho già scritto un articolo sul come scegliere il miglior gestionale ufficio, e ti invito a leggerlo.

Ma nel pratico, perché il Cloud per Avvocati DEVE essere diverso dal Cloud generico?

Ho deciso di scrivere questa breve guida proprio per aiutarti ad affrontare la questione Cloud per Avvocati nel modo più consapevole possibile e spero di innescare quel buon senso critico che ti porterà a fare la scelta giusta, sulla base delle Tue REALI ESIGENZE (tecniche e di legge).

1# La verità sul Cloud Computing e il Cloud Storage

In modo ipersintetico quello che posso dirti è che il Cloud Computing è una tecnologia che prevede l’erogazione di servizi da parte di un provider, e include software e hardware messi a disposizione dell’utente.

In pratica il fornitore ti offre un sistema a 360° che include i servizi (il software) e lo spazio di archiviazione (l’hardware).

Tutto questo è gratis? Certo che no, in genere occorre sottoscrivere un abbonamento.

Il Cloud Storage invece non è altro che uno spazio di memoria condiviso tra il provider e l’utente finale, ed è proprio quello che con mota probabilità conosci e stai adottando Tu per archiviare i documenti dei Tuoi clienti.

Quale può essere secondo Te la tecnologia migliore da adottare per avere un sistema di Cloud per Avvocati?

Non può esserci competizione tra questi sistemi perché sono due cose completamente diverse!

Un conto è il gestionale per Avvocato in Cloud e un conto è un sistema di archiviazione documentale come il Cloud Storage. PUNTO!

2# La verità sul gestionale per Avvocato in Cloud e il GDPR

Non entro del merito del GDPR, ma se vuoi un confronto tra un vero software in Cloud e alcuni pseudo gestionali in Cloud ti invito a fare 2 cose:

  1. leggi l’articolo: GDPR Avvocati: Ecco come Kleos può aiutarti;
  2. informati se le stesse funzioni vengono garantite anche da altri software

Tu lo sai se i classici sistemi di Cloud possono garantire il rispetto del GDPR?

Ti rispondo io: Mah!

Infatti dipende dall’azienda fornitrice di Cloud, e se non hai l’accortezza di verificare i termini non lo puoi sapere, ma questo potrebbe essere un problema, non trovi?

Del resto se il Tuo fornitore di Cloud opera nel rispetto della normativa europea sulla privacy OK, altrimenti sono problemi Tuoi, perché il responsabile sei Tu.

Giusto per cercare di essere il più “pratico” possibile ti chiedo questo:

Se per caso o per negligenza venissero a mancarti dei documenti sensibili che hai salvato in spazio Cloud di Aziende con sede in America o chissà dove, pensi di riuscire a contattarli, fargli causa e ottenere un giusto risarcimento?  

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Kleos è disponibile in 3 versioni, e tutte hanno spazio Cloud ILLIMITATO!
Dove vengono salvati i Tuoi dati riservati?

Tu devi sapere esattamente dove vengono salvati i Tuoi dati sensibili e questa informazione è difficile da ottenere da un Cloud generico, mentre un vero gestionale per Avvocato in Cloud può darti queste informazioni, perché conoscono il settore e conoscono i vincoli che devi rispettare.

Ma torniamo ai Cloud generici: dove salvano i Tuoi dati questi servizi?

In rete ho trovato questo:

Adesso conosci (più o meno) dove si trovano i server dei servizi di Cloud, ma resta da capire dove sono fisicamente i Tuoi dati (non quelli degli altri, ma i Tuoi!).

Se non riesci a sapere dove vengono salvati i Tuoi dati hai un serio problema!

Puoi sempre chiedere al servizio clienti, se ne hanno uno (e comunque devi attivarti per trovare i recapiti…)

A mio parere ci sono almeno 4 domande a cui devi saper rispondere per decidere se il servizio che hai scelto è davvero un Cloud per Avvocati:

A queste domande devi saper rispondere, altrimenti hai un problema!

Cloud per Avvocati: chi ha accesso ai Tuoi dati?

Un aspetto importante che riguarda i programmi in Cloud è sapere se il fornitore di software ha accesso ai dati salvati in Cloud (per esempio per predisporre fatture eccetera…) perché in questo caso devi indicarlo tra i fornitori.

(già solo per questo, fossi in Te andrei a vedere i prezzi per l’attivazione di Kleos, ma vorrei che leggessi il resto prima).

Capisci che non è così scontato l’uso di software in Cloud per Avvocati? Infatti anche il fornitore di Cloud per Avvocati deve rispettare il GDPR, così come sei tenuto a farlo Tu.

Devi assolutamente capire quale tra i tanti Cloud, sia idoneo ad essere il Cloud per Avvocati, nel rispetto del GDPR

3# La verità sul gestionale per Avvocato in Cloud e le Applicazioni per Smartphone

Questo è un discorso più tecnico, ma che voglio comunque provare a spiegarti.

Un vero software in Cloud per Avvocati deve offrirti l’esperienza dell’applicazione desktop anche da dispositivi mobili, e non rimandarti ad altre applicazioni.

Quello che voglio dire è che un software che salva i dati su server diversi da quello in cui è installato non avrà mai un applicazione completa.

Dovrà sempre e comunque rimandarti da un’altra parte, spesso all’interno dell’App del fornitore di Cloud.

Kleos è un gestionale per Avvocato in Cloud installato su server di proprietà, e infatti ha un’applicazione per dispositivi mobili completa e performante!

(la versione per dispositivi mobili riprende in tutto la versione desktop).

All’interno dell’applicazione di Kleos trovi tutto quello che hai inserito dal PC, senza uscire dall’applicazione.

Alcuni pseudo software in Cloud invece sono programmi installati sul pc (o online) che salvano i Tuoi dati su sitemi Cloud esterni (DropBox, GoogleDrive eccetera…).

Se questi software dispongono di un’applicazione per dispositivi mobili dovranno sempre e comunque rimandarti ai vari DropBox GoogleDrive eccetera perché è li che sono salvati i Tuoi dati.

(se hai installato la relativa applicazione si apre quella, altrimenti vieni mandato alla versione online).

Capisci la differenza tra un vero Cloud per Avvocati e un Cloud generico?

Ecco cosa può fare Kleos per il Tuo Studio Legale

Ho scritto questo articolo perché ho notato che sempre più professionisti cercano in rete soluzioni in Cloud per Avvocati e ho visto quanta roba c’è in giro…

Non voglio screditare il lavoro di nessuno, ma sono 10 anni che collaboro con Avvocati e conosco bene la realtà degli Studi Legali.

Il Cloud è il nuovo modo di salvare dati, e questo è fuori discussione, ma l’Avvocato DEVE avere soluzioni professionali su misura, perché deve tutelare grossi interessi.

Quello che serve all’Avvocato è un software PERFORMANTE a livello operativo, e AFFIDABILE a livello normativo.

Se sei un Avvocato oggi non è facile districarsi tra offerte e false promesse, quindi il mio consiglio è quello di informarti bene sui requisiti tecnici e funzionali del software in Cloud che vuoi acquistare.

Queste, ad esempio, sono alcune funzioni di Kleos:

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