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- Marco Di Mizio
- Applicazione, Cloud, Documenti
Le verità nascoste sul gestionale per Studio Legale in Cloud
Cosa sapere prima di scegliere il software in Cloud.
Le verità nascoste sul gestionale per Studio Legale in Cloud
Il Cloud per Avvocati ha preso definitivamente piede (per fortuna) e sempre più Studi Legali hanno deciso di adottare questo tipo di tecnologia per la gestione dello Studio Legale.
Il problema adesso è quello di non farsi fregare, quindi la domanda è: Sei sicuro di sapere tutto sul software in Cloud?
Io penso di no perché il sistema che conosci è quello dei vari DropBox, GoogleDrive, OneDrive eccetera, giusto? Ci sono buone probabilità che sia proprio questa la Tua idea, quindi ti chiedo:
Sei sicuro che questi servizi siano adatti a Te e al Tuo Studio Legale?
Ti rispondo io: Sì, sono sicuri, ma c’è un però…
Però devi analizzare e capire alcuni aspetti di questi sistemi perché è in gioco il Tuo lavoro e non puoi permetterti di tralasciare nessun aspetto tecnico e giuridico.
Infatti, se stai cercando un software per Avvocati che salva i dati sulla nuvola sono quasi sicuro che stai usando alcuni di questi servizi per salvare documenti, email eccetera, ma devi stare attento.
📢 Un conto è il Cloud generico, un altro è il Cloud per Avvocati!
Lo sai perché dico questo?
Ti dico questo perché come Avvocato Tu sei responsabile dei dati che salvi in Cloud, quindi il Tuo fornitore oltre al servizio DEVE darti certezze e garanzie ben precise.
Del resto c’è una bella differenza tra Cloud Computing e Cloud Storage (trovi la spiegazione qualche riga sotto), e se vuoi adottare un gestionale per lo Studio Legale in Cloud la devi conoscere.
Software legale "sulla nuvola": La differenza importante da conoscere
Stiamo parlando di cose serie, e non devi credere che tutto si riduca all’affermazione: Con il “la nuvola” sei al sicuro dai virus, dai blackout e dai furti di dati.
Questo, mi spiace deluderti, ma è vero a metà.
Ovvio che se dai a me la Tua patata bollente, non ce l’hai più Tu, e quindi ti liberi del problema, ma non funziona proprio così.
Hai degli obblighi da rispettare, e alcuni (pseudo) software non è detto che ti aiutino a farlo, perché in realtà creano collegamenti con i Tuoi sistemi di archiviazione.
Tradotto significa questo:
📢 Tu compri il software da Tizio, che salva i Tuoi dati da Caio!
Ho già scritto un articolo sul come scegliere il miglior gestionale ufficio, e ti invito a leggerlo.
Ma nel pratico, perché per Te questi sistemi devono essere diversi da quelli, diciamo, generici?
Ho deciso di scrivere questa breve guida proprio per aiutarti ad affrontare la questione Cloud per Avvocati nel modo più consapevole possibile e spero di innescare quel buon senso critico che ti porterà a fare la scelta giusta, sulla base delle Tue REALI ESIGENZE (tecniche e di legge).
1# La verità sul Cloud Computing e il Cloud Storage
In modo ipersintetico quello che posso dirti è il primo è una tecnologia che prevede l’erogazione di servizi da parte di un provider, e include software e hardware messi a disposizione dell’utente.
In pratica il fornitore ti offre un sistema a 360° che include i servizi (il software) e lo spazio di archiviazione (l’hardware)..
Il secondo invece è uno spazio di memoria condiviso tra il provider e l’utente finale, ed è proprio quello che con molta probabilità conosci e stai adottando Tu per archiviare i documenti dei Tuoi clienti.
Quale può essere secondo Te la tecnologia migliore da adottare per il Tuo Studio Legale?
2# La verità sul Cloud e il GDPR
Tu lo sai se i classici sistemi “sulla nuvola” possono garantire il rispetto del GDPR?
Ti rispondo io: Mah! Infatti dipende dal provider, e se non hai l’accortezza di verificare i termini non lo puoi sapere, ma questo potrebbe essere un problema, non trovi?
Del resto se il Tuo fornitore opera nel rispetto della normativa europea sulla privacy OK, altrimenti sono problemi Tuoi, perché il responsabile sei Tu.
Scopri come funziona Kleos prenotando una demo online
Ecco cosa dicono le persone che hanno già parlato con me!
Giusto per cercare di essere il più “pratico” possibile ti chiedo questo:
📢 Se per caso o per negligenza venissero a mancarti dei documenti sensibili che hai salvato in spazi di Aziende con sede in America o chissà dove, pensi di riuscire a contattarli, fargli causa e ottenere un giusto risarcimento?
Dove vengono salvati i Tuoi dati riservati?
Tu devi sapere esattamente dove vengono salvati i Tuoi dati sensibili e questa informazione è difficile da ottenere da un fornitore generico, quindi è importante affidarsi a chi conosce realmente il settore e conoscono i vincoli che devi rispettare.
Ma torniamo ai fornitori generici: dove salvano i Tuoi dati questi servizi?
In rete ho trovato questo:
- Google: informazioni sui data center
- DropBox: ecco i server
- OneDrive: non pervenuto (ti invito comunque a cercare perché ci sarà in rete qualcosa)
Adesso conosci (più o meno) dove si trovano i server dei principali fornitori, ma resta da capire dove sono fisicamente i Tuoi dati (non quelli degli altri, ma i Tuoi!).
📢 Se non riesci a sapere dove vengono salvati i Tuoi dati hai un serio problema!
Puoi sempre chiedere al servizio clienti, se ne hanno uno (e comunque devi attivarti per trovare i recapiti…)
A mio parere ci sono almeno 4 domande a cui devi saper rispondere per decidere se il servizio che hai scelto è davvero un Cloud per Avvocati:
- chi gestisce questi dati?
- come vengono trattati i dati salvati?
- dove vengono salvati i dati?
- rispetta la normativa privacy?
A queste domande devi saper rispondere, altrimenti hai un problema!
Cloud per Avvocati: chi ha accesso ai Tuoi dati?
Un aspetto importante che riguarda questi programmi è sapere se il fornitore di software ha accesso ai dati salvati (per esempio per predisporre fatture eccetera…) perché in questo caso devi indicarlo tra i fornitori.
(già solo per questo, fossi in Te andrei a vedere i prezzi per l’attivazione di Kleos, ma vorrei che leggessi il resto prima).
Capisci che non è così scontato l’uso di software in Cloud per Avvocati? Infatti anche il fornitore deve rispettare il GDPR, così come sei tenuto a farlo Tu.
3# La verità sul software gestionale in Cloud e le Applicazioni per Smartphone
Questo è un discorso più tecnico, ma che voglio comunque provare a spiegarti.
Un vero software in Cloud per Avvocati deve offrirti l’esperienza dell’applicazione desktop anche da dispositivi mobili, e non rimandarti ad altre applicazioni.
Quello che voglio dire è che un software che salva i dati su server diversi da quello in cui è installato non avrà mai un applicazione completa, perché si baserà su collegamenti verso altre App.
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Ecco cosa dicono le persone che hanno già parlato con me!
Kleos è un gestionale per Avvocato installato su server di proprietà, e infatti ha un’applicazione per dispositivi mobili completa e performante!
(la versione per dispositivi mobili riprende in tutto la versione desktop).
All’interno dell’applicazione di Kleos trovi tutto quello che hai inserito dal PC, senza uscire dall’applicazione.
Alcuni pseudo software in Cloud invece sono programmi installati sul pc (o online) che salvano i Tuoi dati su sitemi Cloud esterni (DropBox, GoogleDrive eccetera…).
Se questi software dispongono di un’applicazione per dispositivi mobili dovranno sempre e comunque rimandarti ai vari DropBox GoogleDrive eccetera perché è li che sono salvati i Tuoi dati.
(se hai installato la relativa applicazione si apre quella, altrimenti vieni mandato alla versione online).
Capisci la differenza tra un vero Cloud per Avvocati e un Cloud generico?
Ecco cosa può fare Kleos per il Tuo Studio Legale
Ho scritto questo articolo perché ho notato che sempre più professionisti cercano in rete soluzioni di accesso da remoto e ho visto quanta roba c’è in giro…
Non voglio screditare il lavoro di nessuno, ma sono 10 anni che collaboro con Avvocati e conosco bene la realtà degli Studi Legali.
📢 Quello che serve all’Avvocato è un software PERFORMANTE a livello operativo, e AFFIDABILE a livello normativo.
Se sei un Avvocato oggi non è facile districarsi tra offerte e false promesse, quindi il mio consiglio è quello di informarti bene sui requisiti tecnici e funzionali del software che vuoi acquistare.
Queste, ad esempio, sono alcune funzioni di Kleos:
- agenda generale e per singola pratica
- scarico fascicoli Polisweb
- fatturazione elettronica
- assegnazione incarichi di studio
- controllo spese sostenute per il cliente
- gestione caselle di posta elettronica da Outlook
- antiriciclaggio
- condivisione sicura dei documenti con i clienti
- calcolo dei termini veloce