20 agosto 2018
Adesso sei qui: Home Page » Come condividere documenti con i clienti in modo sicuro

Sei un Avvocato e vuoi condividere documenti con i clienti in modo davvero sicuro?

Con KleosConnect puoi condividere documenti con i clienti e riceverne di nuovi, direttamente nella pratica corretta!

Se sei un Avvocato e stai per condividere documenti con i clienti tramite email, devi sapere che ogni volta che ti appresti a farlo, rischi di incombere in due grossi problemi.

Il primo problema è che se il file è troppo pesante non riesci ad inviarlo, mentre il secondo problema che puoi riscontrare è che l’email non raggiunga mai il destinatario.

Nel primo caso puoi solo “dividere” il file, o cercare di comprimerlo (la maggior parte dei programmi però non riducono di molto la dimensione file).

Il secondo caso è molto più raro, ma comunque più problematico, perché se la comunicazione non arriva al destinatario, dove finisce? Io non lo so, e credo neanche Tu.

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Cosa puoi fare per condividere documenti con il cliente

condividere-documenti-con-i-clienti Come condividere documenti con i clienti in modo sicuro
I servizi di Cloud Computing più conosciuti sono GoogleDrive, DropBox, OneDrive, ma ce ne sono molti altri.

Per condividere documenti con il cliente puoi sfruttare il Cloud, grazie al quale puoi trasmettere i documenti in due modi:

  1. condividere una cartella (più file all’interno);
  2. inviare un link diretto al file

Nel primo caso il cliente potrà accedere ad una cartella contenente diversi file, con la possibilità di aggiungere nuovi documenti, mentre nel secondo caso potrà visualizzare il solo documento condiviso.

I limiti per l’Avvocato di condividere documenti con il cliente usando i normali servizi di Cloud Computing

A mio parere i limiti di lavorare in questo modo sono 3:

  1. i documenti vengono salvati in uno spazio condiviso e protetto, ma di proprietà di aziende che in caso di problemi non riusciresti a contattare facilmente (prova a cercare l’assistenza clienti…);
  2. devi gestire udienze, scadenze, e tutte le attività svolte per il cliente, usando altri programmi;
  3. se invii il link di condivisione al destinatario sbagliato, questo avrà accesso al file condiviso

Alcuni servizi di Cloud Computing non prevedono l’obbligo di registrazione da parte del destinatario, e infatti io stesso condivido in questo modo video e immagini sull’uso dei servizi che presento (quindi nulla di riservato).

Nonostante questi limiti, ritengo comunque che condividere i documenti in questo modo sia migliore dell’inviare una semplice email.

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Come condividere documenti con il cliente usando KleosConnect

condividere_i_documenti_con_i_clienti Come condividere documenti con i clienti in modo sicuro
KleosConnect permette di condividere documenti con i clienti, grazie al sistema di autenticazione obbligatorio.

Con KleosConnect puoi condividere documenti con i clienti in modo veramente sicuro, perché il destinatario della condivisione per accedere alla piattaforma deve autenticarsi.

Cosa devi fare Tu per condividere documenti con il cliente:

  • accedere alla pratica e scegliere il documento da condividere;
  • cliccare sul tasto “condividi”;
  • scegliere il destinatario della condivisione

A questo punto il Tuo cliente riceverà un’email contentente il link per accedere alla piattaforma KleosConnect.

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Cosa può fare il cliente per dialogare con Te:

La prima volta che il cliente accede a KleosConnect dovrà creare un account (è possibile memorizzare le credenziali per gli accessi futuri).

L’account del cliente deve restare riservato, quindi non è necessario che comunichi a Te login e password, perché tutto quello che carica nella piattaforma sarà subito disponibile nella pratica di Kleos.

Una volta creato l’account il cliente potrà:

  • visualizzare, scaricare e stampare i documenti che hai condiviso;
  • caricare documenti;
  • commentare i documenti condivisi

Tutto questo nella più totale sicurezza dei dati!

Cosa puoi fare Tu per ricevere i documenti condivisi dal cliente

condividere-documenti-con-clienti-1 Come condividere documenti con i clienti in modo sicuro
Quando ricevi un nuovo documento, vieni subito avvisato tramite notifica.

Quando il cliente carica un nuovo documento, ricevi una notifica in basso a destra dello schermo (questo solo se hai Kleos aperto, altrimenti troverai il documento direttamente nella pratica).

La notifica serve ad avvisarti che un nuovo documento è pronto per essere accettato e quindi salvato tra i documenti della pratica.

Kleos infatti non importa automaticamente i documenti, perché lascia a Te la possibilità di accettare o rifiutare quanto condiviso dal cliente.

Una volta accettato il documento condiviso, questo sarà subito disponibile assieme agli altri documenti della pratica.

Fine.

Questo è uno di quei servizi che rendono la Tua immagine migliore agli occhi del cliente!

Potresti perfino pensare di chiedere un extra per la gestione documentale su spazio privato e protetto.

Se ci pensi del resto, sempre più compagnie di ogni tipo offrono ai loro clienti un area riservata per i documenti…

Puoi continuare ad inviare email, sfruttare servizi gratuiti di Cloud Computing, o usare ipotetici software in Cloud (che in realtà si appoggiano ad aziende terze per offrirti il servizio).

Oppure puoi gestire le tue pratiche e condividere documenti con il software Kleos, con la certezza di lavorare in un ambiente sicuro e affidabile.

A te la scelta!

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Marco Di Mizio

Sono un Venditore appassionato di nuove tecnologie.
Aiuto gli avvocati nella scelta dei servizi più utili e funzionali alla loro attività.

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