- Marco Di Mizio
- Anagrafiche, Cloud, Documenti, Pratiche, Video
Come condividere documenti con i clienti in modo sicuro
Condividi in sicurezza documenti riservati con clienti e partners
Come condividere documenti con i clienti in modo sicuro
Se sei un Avvocato e stai per condividere documenti con i clienti tramite email, devi sapere che ogni volta che ti appresti a farlo, rischi di incombere in due grossi problemi.
Il primo problema è che se il file è troppo pesante non riesci ad inviarlo, mentre il secondo problema che puoi riscontrare è che l’email non raggiunga mai il destinatario.
Nel primo caso puoi solo “dividere” il file, o cercare di comprimerlo (la maggior parte dei programmi però non riducono di molto la dimensione file).
Il secondo caso è molto più raro, ma comunque più problematico, perché se la comunicazione non arriva al destinatario, dove finisce? Io non lo so, e credo neanche Tu.
Invece, un modo veloce e sicuro di condividere documenti è quello di sfruttare il Cloud, grazie al quale puoi trasmettere i documenti in due modi:
- condividere una cartella (più file all’interno);
- inviare un link diretto al file
Nel primo caso il cliente potrà accedere ad una cartella contenente diversi file, con la possibilità di aggiungere nuovi documenti, mentre nel secondo caso potrà visualizzare il solo documento condiviso.
📢 Ci sono però dei limiti a lavorare in questo modo!
A mio parere i limiti di lavorare in questo modo sono 3:
- i documenti vengono salvati in uno spazio condiviso e protetto, ma di proprietà di aziende che in caso di problemi non riusciresti a contattare facilmente (prova a cercare l’assistenza clienti…);
- devi gestire udienze, scadenze, e tutte le attività svolte per il cliente, usando altri programmi;
- se invii il link di condivisione al destinatario sbagliato, questo avrà accesso al file condiviso
Alcuni servizi di Cloud Computing non prevedono l’obbligo di registrazione da parte del destinatario, ma in questo modo sei molto più professionale, e il Tuo cliente avrà un sensazione di maggior riservatezza!
Nonostante questi limiti, ritengo comunque che condividere i documenti in questo modo sia migliore dell’inviare una semplice email.
Come condividere documenti con il cliente usando KleosConnect
Con KleosConnect puoi condividere documenti con i clienti in modo veramente sicuro, perché la piattaforma si basa su protocolli HTTPS.
Inoltre il destinatario della condivisione per visualizzare il documento inviato deve prima autenticarsi, rendendo impossibile ad eventuali malintenzionati accedere alla piattaforma senza permesso.
Cosa puoi fare Tu per condividere documenti con il cliente
- accedere alla pratica e scegliere il documento da condividere
- cliccare sul tasto "condividi"
- scegliere il destinatario della condivisione
A questo punto il Tuo cliente riceverà un’email contenente il link per accedere alla piattaforma KleosConnect.
Cosa può fare il cliente per dialogare con Te
La prima volta che il cliente accede a KleosConnect dovrà creare un account (è possibile memorizzare le credenziali per gli accessi futuri).
L’account del cliente deve restare riservato, quindi non è necessario che comunichi a Te login e password, perché tutto quello che carica nella piattaforma sarà subito disponibile nella pratica di Kleos.
Una volta creato l’account il cliente potrà:
- visualizzare, scaricare e stampare i documenti che hai condiviso
- caricare documenti
- commentare i documenti condivisi
Tutto questo nella più totale sicurezza dei dati!
Quando il cliente carica un nuovo documento, ricevi una notifica in basso a destra dello schermo (questo solo se hai Kleos aperto, altrimenti troverai il documento direttamente nella pratica).
La notifica serve ad avvisarti che un nuovo documento è pronto per essere accettato e quindi salvato tra i documenti della pratica.
Kleos infatti non importa automaticamente i documenti, perché lascia a Te la possibilità di accettare o rifiutare quanto condiviso dal cliente.
Una volta accettato il documento condiviso, questo sarà subito disponibile assieme agli altri documenti della pratica.
📢 Questo è uno di quei servizi che rendono la Tua immagine migliore agli occhi del cliente!
Potresti perfino pensare di chiedere un extra per la gestione documentale su spazio privato e protetto.
Se ci pensi del resto, sempre più compagnie di ogni tipo offrono ai loro clienti un area riservata per i documenti…
Puoi continuare ad inviare email, sfruttare servizi gratuiti di Cloud Computing, o usare ipotetici software in Cloud (che in realtà si appoggiano ad aziende terze per offrirti il servizio).
Oppure puoi gestire le Tue pratiche e condividere documenti con il software Kleos, con la certezza di lavorare in un ambiente sicuro e affidabile.
A te la scelta!
Scopri come funziona Kleos prenotando una demo online
Ecco cosa dicono le persone che hanno già parlato con me!
L'integrazione con il Tuo sito web
Questa fantastica tecnologia può essere sfruttata a pieno grazie all’integrazione tra KleosConnect con il Tuo sito internet professionale.
Come si fa?
La procedura è molto semplice, basta creare un pulsante nel menù del sito web, o dovunque Tu desideri, e inserire l’url di KleosConnect, ma se dovessi avere bisogno puoi contattarmi in seguito e vedremo come procedere!
(questo vale soltanto se passerai da questo canale per abbonarti, in caso contrario ti invito a contattare il Tuo fornitore di fiducia e forse (forse!) ti darà una mano.
Non hai un sito web?
In questo caso ti invito a prendere subito contatto con me e vedremo di risolvere questo problema!
Condivisione dei documenti e molto altro, grazie a Kleos!
Ecco una serie di funzioni che potrebbero interessarti (se desideri davvero migliorare la Tua vita lavorativa):
- agenda generale e per singola pratica
- scarico fascicoli Polisweb
- fatturazione elettronica
- assegnazione incarichi di studio
- controllo spese sostenute per il cliente
- gestione caselle di posta elettronica da Outlook
- antiriciclaggio
- condivisione sicura dei documenti con i clienti
- calcolo dei termini veloce
Queste sono solo alcune delle funzioni di Kleos, credi bastino a farti migliorare la Tua vita lavorativa?
Ricordati che Kleos è un software in Cloud, ma davvero in Cloud! Se vuoi farti un’idea di come scegliere un gestionale in Cloud, puoi leggere la mia guida a proposito.