Come scegliere il Gestionale Studio Legale in Cloud?
Ecco come scegliere il Gestionale Studio Legale in Cloud, senza compromessi e senza sbagliare
Se stai valutando l’acquisto di software, ma non sai come scegliere il Gestionale Studio Legale in Cloud, per prima cosa devi avere bene in mente cosa vuol dire Gestionale per Studio Legale in Cloud.
Un conto è avere un programma installato su server di proprietà del fornitore (Kleos)
Un altro è acquistare un programma che salva i dati in Cloud, sfruttando (però) server di proprietà di altre aziende!
Facciamo un passo indietro però, perché è importante capire che cosa cerchi veramente, quando parli di Gestionali Studio Legale in Cloud.
Se il Tuo obiettivo è solo quello di salvare documenti in Cloud per averi sempre disponibili in tempo reale, allora un Gestionale in Cloud per Avvocati non ti serve a nulla, e puoi attivare piani gratuiti o a pagamento dei vari GoogleDrive, DropBox, OneDrive eccetera…
Se il Tuo obiettivo invece è quello di scegliere il Gestionale per Studio Legale in Cloud, allora le cose cambiano.
Cambiano perché in questo caso si apre un mondo che probabilmente non conosci, ma devi capire, se non vuoi correre rischi.
(per farti un’idea di cosa può fare un programma del genere, leggi la definizione di gestionale per avvocato che ho dato a proposito).
Cosa cerchi veramente quando parli di Cloud?
Per prima cosa devi capire che non esiste un gestionale migliore di un altro, piuttosto esistono le Tue esigenze.
Quindi, se vuoi sapere come scegliere un Gestionale per Studio Legale in Cloud, devi capire che cosa vuoi ottenere con l’uso di questo programma.
Infatti, potresti volere un software col quale depositare telematicamente gli atti, oppure uno che generi la fattura elettronica,
O magari un programma che abbia la condivisione dei documenti con i clienti, oppure uno GDPR friendly.
(uno per intenderci che abbia i modelli per la privacy e compili in automatico il registro trattamento dati).
Dipende tutto da Te (anche se posso dirti che Kleos fa proprio questo)..
Torniamo al motivo per cui sei qui, e cioè come scegliere il Gestionale per Studio Legale in Cloud.
Come scegliere il Gestionale Studio Legale in Cloud
Ti faccio una domanda facile facile. La domanda è davvero semplice, ma è utile per farti capire come scegliere il Gestionale per Studio Legale in Cloud, senza il rischio di attivare abbonamenti per software che di Cloud hanno davvero poco.
Tu acquisteresti una Ferrari sapendo che la manutenzione sarà eseguita da tecnici diversi da quelli della Ferrari?
Non è una questione di affidabilità, solo che se acquisto una Ferrari, voglio avere i meccanici della Ferrari, tutto qui.
Ci sono diversi software legali in Cloud sviluppati proprio in questo modo.
Acquisti uno strumento (il software) da un Azienda, salvi i Tuoi dati in un’altra Azienda (il Cloud).
Anche qui, non è questione di affidabilità del fornitore Cloud, solo che vorrei sapere dove sono salvati i miei dati, e parlare con un unico referente.
(tra l’altro i principali fornitori di Cloud non sono italiani, vedi GoogleDrive, DropBox, OneDrive eccetera…)
Proprio per questo, molti di questi software non offrono la possibilità di lavorare tramite applicazione per Tablet e Smartphone, e chi lo fa in realtà fornisce una serie di rimandi ipertestuali ai Tuoi account di Cloud.
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Come riconoscere un vero Gestionale Studio Legale in Cloud
Di software gestionali in Cloud se ne parla parecchio, quindi serve fare chiarezza.
Ci vuole molta onestà nell’ammettere che non tutti i programmi in commercio possono definirsi “gestionale per studio legale in Cloud”, nel senso pieno dell’espressione.
Un conto è avere il gestionale installato sul PC, e i dati salvati sulla nuvola
Un altro è avere il gestionale e i Tuoi dati salvati sulla stessa nuvola!
(ed è proprio qui che Kleos fa la differenza…).
Puoi scegliere un Gestionale per Studio Legale in Cloud, che salva tutto su server di proprietà, oppure affidarti a Cloud di terzi e…buona fortuna.
Inoltre, un Gestionale per Studio Legale in Cloud deve rispettare una serie di caratteristiche che consentano all’utente di aver chiara la situazione tecnica e contrattuale:
- il programma (gestionale) è installato su un server che non è il tuo;
- il gestionale e lo spazio Cloud sono di proprietà del fornitore del gestionale;
- il backup è automatico, e i dati non vengono salvati sul Tuo computer;
- l’assistenza è fornita sul programma, ma anche sui dati salvati
I 4 punti di forza del Gestionale per Studio Legale in Cloud
1# Programma installato su un server che non è il Tuo
Il vero Gestionale per Studio Legale in Cloud è un programma che risiede su un server di proprietà del fornitore.
Può essere online, oppure predisporre un applicativo sul computer (come nel caso di Kleos)
Con Kleos tutto il lavoro viene svolto all’interno di un server di proprietà del fornitore.
Questo significa che nessun dato viene salvato automaticamente sul computer
(anche se puoi farlo manualmente).
Documenti, email, appuntamenti, attività eccetera, sono disponibili ovunque tramite connessione internet.
Un aspetto importante è anche quello dell’aggiornamento e della manutenzione del software.
Un VERO software legale in Cloud non necessita di interventi da parte dell’operatore (Tuo o del Tuo tecnico).
Questo significa che per l’aggiornamento e la manutenzione ordinaria del software non dovrai perdere tempo chiamando l’assistenza, e potrai concentrarti soltanto sul lavoro.
Alcuni Gestionali Studio Legale in Cloud invece, sono programmi che di Cloud offrono soltanto il server (di altre aziende)
In realtà il peso del programma è a carico Tuo, e sarai Tu a doverti dotare di computer e server potenti per permettere al software di lavorare al meglio.
Inoltre (lo vedremo in seguito), per sfruttare al meglio il Cloud devi installare il relativo programmino sul computer (GoogleDrive, DropBox, OneDrive), altrimenti sarai costretto ad accedere online ogni volta che vuoi salvare un file.
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2# Il software e lo spazio Cloud sono di proprietà del fornitore del software
Alcune software house presentano come Gestionale Studio Legale in Cloud, programmi che in realtà sono online (o da installare sul computer), e che non hanno un proprio sistema di Cloud.
Quello che fanno è sfruttare il Tuo account GoogleDrive, DropBox eccetera…come sistema di salvataggio dei dati.
Questo va bene per carità, non voglio screditare il lavoro di nessuno, anche perché questi ottimi sistemi, ma l’aspetto che ti deve essere chiaro in testa è che:
Chi fornisce il software non è proprietario del server su cui vengono salvati i Tuoi dati!
Questo significa che se hai un problema con il programma puoi chiamare il fornitore del programma, ma se per qualche motivo un dato viene corrotto o distrutto devi rivolgerti al fornitore del Cloud.
A tal proposito ti invito a leggere l’articolo dove svelo alcune verità nascoste sul software legale in Cloud.
In pratica funziona così:
- installi sul computer il programmino del tuo fornitore Cloud (si crea una cartella in automatico)
- fatto questo installi il gestionale (in Cloud!?)
- in seguito, i documenti caricati sul gestionale verranno salvati nella cartella Cloud
(di seguito scoprirai che questo sistema di lavoro ha un problema di sincronizzazione…)
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3# Il backup è automatico, e i dati non vengono salvati sul Tuo computer
Il vero Gestionale Studio Legale in Cloud ha un sistema di backup dei dati automatico, significa che non serve nessuna azione da parte Tua.
I principali sistemi di Cloud Computing (GoogleDrive, DropBox eccetera…) in apparenza offrono il backup automatico, perché questo avvenga serve attivare la sincronizzazione tra il Tuo computer e il tuo account di Cloud.
Ovviamente mi riferisco al caso in cui si decida di installare il programmino sul computer, creando quindi una cartella condivisa.
(per esperienza dico che la maggior parte degli avvocati non sa nemmeno dell’esistenza dello spazio web di GoogleDrive, DropBox eccetera…e salva i dati esclusivamente nella cartella condivisa del computer).
Per sapere se è attiva la sincronizzazione, devi cliccare la freccia in basso a destra dello schermo e vedere tra i programmi se l’icona del servizio è attiva.
Di conseguenza, qualsiasi software legale in Cloud si avvalga di questi sistemi, per funzionare al meglio non può prescindere dalla sincronizzazione tra il Tuo computer e il servizio di Cloud Computing.
Altro aspetto importante è quello relativo al salvataggio dei dati.
Con questi sistemi i dati infatti vengono salvati anche sul computer, occupando memoria.
Per questo motivo devi ricordarti di controllare lo stato del tuo hard disk, se non vuoi continuare a salvare file di ogni tipo.
Lavorando con Kleos non occupi memoria sul Tuo computer e quando lo cambierai, dovrai solo scaricare l’applicativo per trovare il lavoro come lo hai lasciato.
Ti faccio un’altra domanda…
Cosa succede se non attivi la sincronizzazione dei dati tra il Pc e il Tuo account di Cloud?
Per impostazione predefinita tutti i sistemi di Cloud si attivano nel momento in cui accendi il computer, ma cosa succede se disattivi questa funzione? (io ad esempio l’ho disattivata…)
Succede che non sincronizzi nulla, ecco cosa succede.
Questo significa che se lavori sul portatile devi scaricare il programmino di Cloud, attivarlo, e dopo installare il cosiddetto “gestionale in Cloud”.
Il problema è sempre lo stesso…
Se la sincronizzazione tra computer e account Cloud è attiva il backup è automatico, altrimenti no!
In pratica il lavoro che farai sul portatile non sarà visibile in tempo reale sul computer.
Del resto come ti ho già detto non tutto quello che trovi in giro può definirsi Gestionale Studio Legale in Cloud!
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4# L'assistenza è fornita sia sul programma che sui dati salvati
Credo sia scontato dire che se il Gestionale per Studio Legale in Cloud è in Cloud davvero, l’assistenza fornita sia a 360 gradi.
Il team di sviluppo di Kleos invece fornisce assistenza per qualsiasi problema tecnico, compreso il salvataggio dei dati (che ovviamente è sicuro e garantito).
Lo stesso non si può proprio dire in tutti quei casi dove il programma è fornito dall’azienda alfa, mentre i dati risiedono su server dell’azienda beta.
Questo è a prova di smentita…
Ripeto, non è mia intenzione rovinare il lavoro di nessuno, però serve davvero chiarezza.
Scegliere il Gestionale Studio Legale in Cloud: La conclusione
Ammesso che quello che cerchi è un VERO software legale in Cloud, e non un semplice sistema per salvare documenti, nello scegliere il Gestionale per Studio Legale in Cloud, devi assolutamente capire chi sarà realmente a conservare i Tuoi dati.
Questa è la PRIMA cosa che devi conoscere, se non vuoi trovarti a chiamare fornitori diversi ogni volta che hai un problema.
Per questo devi considerare sempre anche la possibilità di accedere all’assistenza, senza particolari acrobazie, e senza perdite di tempo inutili.
E’ della Tua vita lavorativa che ti stai occupando, quindi prendi tutte le precauzioni del caso!
Kleos per esempio, offre alcune davvero interessanti, e permette di lavorare nello stesso momento alla stessa pratica, anche da luoghi diversi.
Queste soluzioni ti permetteranno FIN DA SUBITO di migliorare la qualità del Tuo lavoro, e rendere allo stesso tempo il Tuo ufficio una macchina da lavoro perfetta.
Ecco un breve elenco delle funzioni di Kleos:
(trovi tutto alla pagina dei prezzi)
- agenda generale e per singola pratica
- scadenzario
- deposito telematico atti
- fatturazione elettronica
- compilazione registro trattamento automatico
- controllo spese sostenute per il cliente
- gestione caselle di posta elettronica
- antiriciclaggio
- condivisione sicura dei documenti con i clienti
- modelli privacy precompilati
- applicazione per dispositivi mobili
Puoi scegliere di continuare a lavorare come stai facendo in questo preciso momento, oppure attivare uno dei tanti software in Cloud che si trovano in rete.
Altrimenti puoi passare a Kleos, e risolvere molti dei (probabili) problemi di organizzazione che hai nel Tuo Studio Legale.
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Aggiornato il 5/12/2018
Marco Di Mizio
Sono un Venditore appassionato di nuove tecnologie.
Aiuto gli avvocati nella scelta dei servizi più utili e funzionali alla loro attività.
