Dalla banca dati giuridica al software (e viceversa)
Ecco come salvare in Kleos le Tue ricerche in banca dati
Dalla banca dati giuridica al software (e viceversa)
Se è vero che organizzare in pratiche i diversi appuntamenti, depositi, documenti eccetera è importante, è anche vero che le ricerche in banca dati fanno parte della Tua vita lavorativa (almeno spero), quindi perché non archiviare anche quelle?
Organizzare lo Studio Legale non è certo l’operazione più facile e questo perché le attività da sistemare sono diverse e di diverso tipo.
- creazione delle pratiche in digitale
- archiviazione dei documenti
- pianificazione dell'agenda di studio
- salvataggio di email e Pec
- calcolo dei compensi
- e tutto ciò che può venirti in mente riguardo all'idea che hai di "Organizzazione dello Studio Legale"
Il punto è che nonostante l’impegno nella gestione del Tuo Studio Legale c’è sempre qualcosa che manca, e questo qualcosa è proprio una delle attività più importanti (o almeno così dovrebbe essere).
I 4 punti cardine (+1) per una buona organizzazione di Studio
Una buona organizzazione deve prevedere il controllo su 5 punti cardine specifici.
Al loro interno questi punti cardine possono avere sfumature diverse e includere tipologie diverse di dati azioni, ma di base l’obiettivo è quello di avere il controllo totale sul proprio Studio Legale.
Ecco 4 dei 5 punti cardine che sicuramente conosci anche Tu (e che sono convinto stai cercando di sistemare grazie all’aiuto di un Software Legale):
- pratiche (e relativi documenti)
- agenda (e relative scadenze)
- controllo pagamenti (e relative fatture)
- depositi (o notifiche in generale)
Sei d’accordo con me che avere il controllo su queste attività sia fondamentale per una buona organizzazione?
Bene!
Esiste però una quinta attività molto importante e troppo spesso dimenticata e adesso scoprirai di cosa si tratta e perché è così importante.
Il 5° punto cardine: Il salvataggio delle ricerche in banca dati nelle pratiche
Per portare il Tuo Studio Legale ad alti livelli di performance devi poter controllare ogni aspetto della Tua attività, e non solo udienze, scadenze e atti processuali.
Un aspetto molto importante in termini di organizzazione, ma anche fondamentale per la buona riuscita della consulenza che fornisci al cliente, è quello relativo alla ricerca di sentenze e dottrina in banca dati.
E’ fondamentale capire che il materiale prodotto in fase di studio (sentenze, leggi, dottrina eccetera…) non sono estranei al resto della documentazione che archivi nelle pratiche, ma al contrario rientrano di diritto tra i documenti da salvare!
Questo è vero per almeno 3 buoni motivi:
- velocità nel reperire documenti di giurisprudenza e dottrina certificati
- verifica del lavoro svolto per la pratica
- riduzione del tempo di recupero della documentazione
La possibilità di avviare le ricerche giuridiche direttamente dal software gestionale è una funzione che ritengo eccezionale e questo perché puoi avviare una consultazione in banca dati proprio mentre stai studiando le carte della controversia (o consulenza).
Prova ad immaginarti mentre sfogli gli atti di controparte (o un qualsiasi documento della pratica) e decidi di approfondire un richiamo normativo o una sentenza…
Cosa fai oggi?
Oggi probabilmente: chiudi il software ⇒ apri il browser ⇒ accedi alla banca dati ⇒ svolgi la ricerca
Domani invece potrai inserire l’articolo o la sentenza che vuoi approfondire e verrai indirizzato in banca dati con i risultati della ricerca già evidenziati.
Non pensi anche Tu che sia fantastico poter lavorare in questo modo?
La verifica del lavoro svolto per la pratica lo ottieni proprio salvando i documenti della banca dati nella pratica.
Ad esempio, se lavori in Team puoi incaricare un collaboratore di svolgere una ricerca e sapere esattamente i documenti che ha trovato (parlo di controllo in buona fede, e non di quel controllo isterico a cui potresti pensare).
Se lavori da solo invece, puoi verificare lo stato di lavorazione della pratica senza perdere tempo a cercare la sentenza o l’articolo salvato in precedenza.
La riduzione del tempo di recupero dei documenti si ottiene proprio unendo i primi due punti.
Infatti, avviando la ricerca direttamente dal software puoi evitare di aprire il browser per accedere alla banca dati e iniziare in seguito la ricerca.
Viceversa, salvando i risultati più importanti all’interno delle pratiche hai un reale (e aggiornato) controllo sulla lavorazione della questione.
Certo, non tutti i software possono aiutarti in questo, e non tutte le banche dati si interfacciano con un software, ma adesso scoprirai come questa unione sia possibile.
Perché organizzare le ricerche in banca dati può far bene al Tuo Studio Legale
Il problema principale è quello di non considerare la fase di studio come parte integrante di una corretta organizzazione di Studio.
Ma perché succede questo?
Questo succede perché i documenti trovati in banca dati non vengono depositati, e quindi non li consideri come parte integrante del fascicolo!
Ma questo è sbagliato perché sono parte integrante del Tuo lavoro e di quello del Tuo Staff e non possono essere esclusi dal resto dei documenti.
Se non consideri la fase di studio come importante al fine di una buona organizzazione succede che:
Perdi tempo a salvare ricerche tra i preferiti del browser o sul desktop, per poi passare in rassegna file e cartelle alla ricerca di quel documento…
Perdi denaro ogni volta che stampi pagine su pagine di sentenze o articoli (piuttosto che lo stesso documento per dimenticanza).
Inoltre, se nel Tuo Studio Legale collaborano altre persone, queste non possono sapere delle ricerche salvate e a loro volta non riescono a comunicarti in tempi rapidi le ricerche svolte per la pratica.
Invece, una corretta gestione delle ricerche in banca dati permette a Te e al Tuo Staff di risparmiare tempo e denaro FIN DA SUBITO e allo stesso tempo di avere subito disponibili le informazioni salvate.
La differenza tra una ricerca fatta con Kleos e le comuni ricerche in Banca Dati
Esistono due grosse differenze tra l’avere e il non avere l’integrazione tra Kleos e la banca dati, e queste differenze sono proprio quello che manca per dare una forte accelerata al processo di organizzazione digitale del Tuo Studio Legale.
Se lavori da solo, usare l’integrazione ti può aiutare molto perché sarai in grado di velocizzare il processo di acquisizione documentale riducendo i tempi di salvataggio e i costi per la stampa dei documenti.
Infatti i documenti salvati sono subito disponibili e pronti all’uso!
In questo modo eviterai di perdere tempo a cercare la sentenza che hai salvato con tanta premura!
Se lavori in Team, salvare le ricerche in Kleos ti aiuta perché:
- puoi condividere velocemente le Tue ricerche con gli altri soggetti di Studio
- puoi verificare velocemente il lavoro dei collaboratori
Al contrario, salvando sul desktop (o stampando) le ricerche che Tu o il Tuo Staff svolgete in banca dati, non avrete mai il pieno controllo sulla fase di studio delle pratiche.
Del resto prova a pensare a:
Quante volte hai dovuto salvare (o stampare) lo stesso documento perché non riuscivi a trovarlo, anche se ti consideri preciso e ordinato?
Quante volte hai perso tempo (e lo hai fatto perdere alle persone che lavorano con Te) perché non riuscivi proprio a trovare il documento trovato in banca dati?
E quante volte hai perfino dimenticato di aver salvato (o stampato) quel documento trovato durante la ricerca in banca dati?
E’ un casino, lo so!
Ma è proprio così che probabilmente stai lavorando in questo preciso momento ed è così che lavorerai per i prossimi anni, se non farai qualcosa per impedirlo.
Ricerche in Banca Dati e molto altro, grazie a Kleos!
Kleos è un gestionale per lo Studio Legale in Cloud che permette di svolgere una serie interessante di azioni, tutte catalogate per pratica:
e ancora…
Capisco che la scelta del software legale non sia per niente facile, ma per decidere in maniera definitiva quale sarà il Tuo miglior software gestionale devi prendere in considerazione tutte le variabili, e quella che hai appena imparato a conoscere è sicuramente una di quelle.
Fai sempre attenzione ai finti Cloud per Avvocati, e concentrati sulle funzioni principali che a Tuo parere NON possono mancare al Tuo programma di gestione e vedrai che la scelta che farai sarà sicuramente corretta.
