18 febbraio 2018
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Vuoi sapere come guadagnare tempo se sei un Avvocato?

Il gestionale per avvocati Kleos può aiutarti a guadagnare tempo, anche se hai un piccolo Studio Legale!

Una delle cose che mi chiedono quando parlo del gestionale per avvocati Kleos, è come sia effettivamente possibile guadagnare del tempo usando un software.

Alcuni avvocati non credono che questo sia possibile, mentre altri pensano al gestionale come a un programma costosissimo e “macchinoso”, ma non è vero!

Tutto questo lo capisco, ma voglio farti un paio di domande:

1# Hai mai calcolato il tempo che impieghi a scaricare i documenti da polisweb e le Pec di avvenuto deposito sul tuo computer?

2# Ti è mai capitato di restare bloccato a causa di guasti al computer o semplice per la manutenzione e l’aggiornamento dei programmi e delle macchine?

Certo, capisco anche che acquistare un programma solo per importare in 3 mosse le pratiche presenti in polisweb, e per avere i documenti sempre disponibili grazie al Cloud, forse è chiedere troppo.

Esistono però 3 fattori chiave che ti permetteranno di capire come guadagnare tempo, anche se hai un piccolo studio legale, e vorrei dedicassi del tempo (ci risiamo…) per leggerli.

I 3 fattori chiave che permettono di guadagnare tempo, anche se hai un piccolo Studio Legale

Esistono tre fattori senza i quali è difficile guadagnare il tempo necessario per fare quello che più ti gratifica in termini economici, ma più in generale nella tua vita.

Se considerati invece, questi tre fattori possono liberarti dal tempo “sprecato”, rendendoti anche libero dal vincolo dei quattro muri del tuo ufficio.

Si dice sempre che il tempo è “relativo”, ma relativo a che cosa?

Ai tuoi impegni lavorativi forse? O forse alle tante o poche pratiche che segui? O magari agli impegni personali come la famiglia, i figli eccetera, lo sport eccetera…Ebbene NO.

IL TEMPO E’ RELATIVO PERCHÉ’ DIPENDE DA COME TU LO RIESCI A GESTIRE!

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Sarei scorretto a dire che è sempre così, diciamo però che il più delle volte basterebbero dei piccoli accorgimenti per ottenere come risultato un buon guadagno di tempo.

Se pensi al tempo che impieghi a cercare una pratica, oppure al tempo che rimani in ufficio fino a tardi per non portarti il lavoro a casa, o ancora al tempo che passa tra quando chiami il tuo tecnico perché ti si è “impallata la consolle”, a quando il problema viene risolto.

Questo è tempo sprecato, ed è meglio se inizi a capirlo.

1# Fattore chiave per guadagnare tempo con il gestionale per avvocati Kleos

Un’interfaccia utente ordinata

Sembra incredibile come una scrivania ordinata possa aiutarti a lavorare meglio.

Magari sei molto ordinato, e magari sei davvero molto attento e scrupoloso nella gestione dei documenti e delle pratiche.

In ogni caso manca sempre qualcosa….qualcosa che metta in relazione i documenti che hai sulla scrivania con gli impegni in agenda, i depositi telematici, le ricerche che svolgi in banca dati, e in generale tutto quello che fai per il tuo cliente.

Ecco i 4 elementi principali che non possono mancare sulla scrivania di un Avvocato

e che quindi non mancheranno nemmeno nella tua:

  1. il computer (oggi non puoi fare senza)
  2. fascicoli dei clienti e relativi documenti
  3. agenda personale
  4. post-it per gli appunti
Immagina di avere questi 4 elementi tutti in un’unica interfaccia, disponibili con un click

Potresti consultare i documenti delle pratiche senza riempirti la scrivania di faldoni.

Scommetto che anche la tua scrivania a volte sembra una trincea da quante pratiche ci sono. Credi sia bello per il tuo cliente trovarsi davanti a un muro di carta che rischia di crollare al minimo movimento sbagliato?

Con Kleos hai la scrivania ordinata anche con 100 pratiche aperte (e proprio come adesso) puoi avere aperte tutte le pratiche che vuoi, con la differenza di trovare subito il documento che serve, perché non devi sfogliare tra i tanti documenti, ma solo selezionarlo da un elenco di file.

Anche udienze e appuntamenti sono sempre visibili sulla scrivania virtuale, e puoi inserire, spostare o cancellare un appuntamento in circa 7 secondi (stima personale).

Lo stesso vale per le scadenze, con il vantaggio di poter programmare un alert di avviso TOT giorni prima della scadenza, in modo da avere sempre visibile l’adempimento, senza usare post-it volanti e senza doverti ricordare di aprire l’agenda!

Puoi consultare il polisweb e importare tutti i documenti, le udienze, le scadenze e le anagrafiche, liberandoti delle tante (troppe!?) carte che hai sulla scrivania.

Mica male se consideri che allo stato attuale e se non cambiano le cose sarà tutto sempre più informatizzato.

Anche la fatturazione fatturazione è più facile da gestire, grazie alla possibilità di inserite tutto ciò che fai per il cliente per arrivare poi a calcolare i tuoi giusti compensi di Avvocato.

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2# Fattore chiave per guadagnare tempo con il gestionale per avvocati Kleos

La ricerca dei fascicoli è più veloce col tasto “cerca”

gestionale per avvocati

Hai diverse pratiche sulla scrivania, ma quella che cerchi è nell’armadio sotto altre pratiche, o forse No, è sopra la sedia, o magari è rimasta in segretaria…come la trovi?

Ecco come sei costretto a lavorare in questo momento:
  • cerchi sotto le pratiche per scoprire che lì la pratica non c’è
  • urli alla segretaria di trovarti la pratica (o imprechi da solo, se non hai la segretaria)
  • ti alzi, apri l’armadio e cerchi…
  • ti rassegni…la cercherai in un altro momento

Nella mia esperienza di scene come queste ne ho viste parecchie, e sono sicuro capiti anche a te.

Così perdi tempo a cercare una pratica, quando potresti averla disponibile in un attimo!

Ecco come potresti lavorare domani:
  • un click sul tasto cerca
  • scrivi il nome delle parti, il numero di pratica, l’R.G. o altri dati della pratica che ricordi

(Stiamo lavorando sulla telepatia, al momento devi accontentarti di questo…)

Se adesso impazzisci a cercare un documento, con Kleos clicchi sul tasto “cerca” e il gestionale in pochi secondi ti presenta il risultato

Come fai a ricordarti dove hai salvato tutti i documenti che hai sul Pc? 

Preferisci forse perdere il tuo tempo, piuttosto che investire in un gestionale?

Anche l’avvocato più scrupoloso non è poi così ordinato, e questo perché è semplicemente impossibile gestire dei dati senza un programma nato proprio per quello.

Questo programma nel tuo caso si chiama Kleos, e credimi è meglio se consideri l’idea di iniziare a lavorarci (i prezzi partono da 29 euro al mese, non può essere una spesa insostenibile per Te)

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3# Fattore chiave per guadagnare tempo con il gestionale per avvocati Kleos

Con il Cloud lavori ovunque ed è molto più sicuro!

Il vantaggio del Cloud è che puoi lavorare ovunque basta una connessione.

Un altro aspetto molto importante è la conservazione dei documenti.

Kleos è un software in Cloud, quindi tutto il tuo lavoro viene salvato lontano dal tuo computer e dal tuo ufficio.

Questo significa avere i tuoi dati SEMPRE protetti!

Virus e guasti improvvisi al computer possono compromettere seriamente i documenti digitali, ma con Kleos questo non sarà più un tuo problema.

Quando accadono questi inconvenienti tu puoi stare tranquillo e continuare a lavorare scaricando l’applicativo di Kleos su un altro computer. I tuoi dati saranno subito disponibili e potrai continuare a lavorare.

Anche l’agenda integrata è molto utile perché tutto quello che inserisci in Kleos viene subito sincronizzato.

Nell’agenda di Kleos (e nell’App gratuita) trovi le udienze e le scadenze che hai segnato o importato da polisweb!

Senza questi 3 fattori chiave sarai sempre schiavo dei tempi dettati dalle udienze e dai clienti, e sarai sempre costretto a spostarti con pesanti faldoni, a Te la scelta!

Come ho detto prima…il tempo è relativo.

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Buon Aggiornamento.

Marco Di Mizio

Marco Di Mizio

Sono un Venditore appassionato di nuove tecnologie.
Aiuto gli avvocati nella scelta dei servizi più utili e funzionali alla loro attività.

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