Come guadagnare tempo se sei un Avvocato
Guadagna tempo prezioso, anche se hai un piccolo Studio Legale!
Come guadagnare tempo se sei un Avvocato
Una delle cose che mi chiedono quando parlo del gestionale per avvocati Kleos, è come sia effettivamente possibile guadagnare del tempo usando un software.
Alcuni avvocati non credono che questo sia possibile, mentre altri pensano al gestionale come a un programma costosissimo e “macchinoso”, ma non è vero!
Tutto questo lo capisco, ma voglio farti un paio di domande:
1# Hai mai calcolato il tempo che impieghi a scaricare i documenti da Polisweb e le Pec di avvenuto deposito sul Tuo computer?
2# Ti è mai capitato di restare bloccato a causa di guasti al computer o semplice per la manutenzione e l’aggiornamento dei programmi e delle macchine?
Capisco che acquistare un programma solo per importare in 3 mosse le pratiche presenti in Polisweb, e per avere i documenti sempre disponibili grazie al Cloud, forse è chiedere troppo.
Esistono però 3 fattori chiave che ti permetteranno di capire come guadagnare tempo, anche se hai un piccolo Studio Legale, e vorrei dedicassi del tempo (ci risiamo…) per leggerli.
I 3 fattori chiave per guadagnare tempo, anche se hai un piccolo Studio Legale
Esistono tre fattori senza i quali è difficile guadagnare il tempo necessario per fare quello che più ti gratifica in termini economici, e più in generale nella Tua vita.
Se considerati invece, questi tre fattori possono liberarti dal tempo “sprecato”, rendendoti anche libero dal vincolo dei quattro muri del Tuo ufficio.
Si dice sempre che il tempo è “relativo”, ma relativo a che cosa?
Ai Tuoi impegni lavorativi forse? O forse alle tante o poche pratiche che segui? O magari agli impegni personali come la famiglia, i figli eccetera, lo sport eccetera…Ebbene NO.
Il tempo è relativo perché dipende da come TU lo riesci a gestire!
Sarei scorretto a dire che è sempre così, diciamo però che il più delle volte basterebbero dei piccoli accorgimenti per ottenere come risultato un buon guadagno di tempo.
1# Fattore chiave: Un'interfaccia utente ordinata
Sembra incredibile come una scrivania ordinata possa aiutarti a lavorare meglio.
Magari sei molto ordinato, e magari sei davvero molto attento e scrupoloso nella gestione dei documenti e delle pratiche.
In ogni caso manca sempre qualcosa….qualcosa che metta in relazione i documenti che hai sulla scrivania con gli impegni in agenda, i depositi telematici, le ricerche che svolgi in banca dati, e in generale tutto quello che fai per il Tuo cliente.
Ecco i 4 elementi principali che non possono mancare sulla scrivania di un Avvocato
e che quindi non mancheranno nemmeno nella Tua:
- il computer (oggi non puoi fare senza)
- fascicoli dei clienti e relativi documenti
- agenda personale
- post-it per gli appunti
Immagina di avere questi 4 elementi tutti in un’unica interfaccia, disponibili con un clic!
Potresti consultare i documenti delle pratiche senza riempirti la scrivania di faldoni.
Scommetto che anche la Tua scrivania a volte sembra una trincea da quante pratiche ci sono. Credi sia bello per il Tuo cliente trovarsi davanti a un muro di carta che rischia di crollare al minimo movimento sbagliato?
Con Kleos hai la scrivania ordinata anche con 100 pratiche aperte (e proprio come adesso) puoi avere aperte tutte le pratiche che vuoi, con la differenza di trovare subito il documento che serve, perché non devi sfogliare tra i tanti documenti, ma solo selezionarlo da un elenco di file.
Anche udienze e appuntamenti sono sempre visibili sulla scrivania virtuale, e puoi inserire, spostare o cancellare un appuntamento in circa 7 secondi (stima personale).
Lo stesso vale per le scadenze, con il vantaggio di poter programmare un alert di avviso TOT giorni prima della scadenza, in modo da avere sempre visibile l’adempimento, senza usare post-it volanti e senza doverti ricordare di aprire l’agenda!
Puoi consultare il Polisweb e importare tutti i documenti, le udienze, le scadenze e le anagrafiche, liberandoti delle tante (troppe!?) carte che hai sulla scrivania.
Mica male no?
Anche la fatturazione è più facile da gestire, grazie alla possibilità di inserite tutto ciò che fai per il cliente per arrivare poi a calcolare i Tuoi giusti compensi di Avvocato.
2# Fattore: La ricerca dei fascicoli è più veloce col tasto "cerca"
Hai diverse pratiche sulla scrivania, ma quella che cerchi è nell’armadio sotto altre pratiche, o forse No, è sopra la sedia, o magari è rimasta in segretaria…come la trovi?
Ecco come sei costretto a lavorare in questo momento:
- cerchi sotto le pratiche per scoprire che lì la pratica non c'è
- urli alla segretaria di trovarti la pratica (o imprechi da solo, se non hai la segretaria)
- ti alzi, apri l'armadio e cerchi...
- ti rassegni...la cercherai in un altro momento
Nella mia esperienza di scene come queste ne ho viste parecchie, e sono sicuro capiti anche a te.
Così perdi tempo a cercare una pratica, quando potresti averla disponibile in un attimo!
Ecco come potresti lavorare già da domani grazie a Kleos:
- un clic sul tasto cerca
- scrivi il nome delle parti, il numero di pratica, l'R.G. o altri dati della pratica che ricordi
(stiamo lavorando sulla telepatia, al momento devi accontentarti di questo…)
Se adesso impazzisci a cercare un documento, con Kleos clicchi sul tasto “cerca” e il gestionale in pochi secondi ti presenta il risultato
Come fai a ricordarti dove hai salvato tutti i documenti che hai sul Pc?
Preferisci forse perdere il Tuo tempo, piuttosto che investire in un gestionale?
Anche l’avvocato più scrupoloso non è poi così ordinato, e questo perché è semplicemente impossibile gestire dei dati senza un programma nato proprio per quello.
Questo programma nel Tuo caso si chiama Kleos, e credimi è meglio se consideri l’idea di iniziare a lavorarci (i prezzi partono da 29 euro al mese, non può essere una spesa insostenibile per Te)
3# Fattore: Con il Cloud lavori ovunque ed è molto più sicuro!
Il vantaggio del Cloud è che puoi lavorare ovunque basta una connessione, ma un altro aspetto molto importante è la conservazione dei documenti.
Con Kleos tutto il Tuo lavoro viene salvato su server performanti e localizzati in Europa (NON negli Stati Uniti, in India o chissà dove!).
Questo significa avere i Tuoi dati SEMPRE protetti e salvati nel rispetto del GDPR!
Virus e guasti improvvisi al computer possono compromettere seriamente i documenti digitali, ma con Kleos questo non sarà più un Tuo problema.
Quando accadono questi inconvenienti Tu puoi stare tranquillo e continuare a lavorare scaricando l’applicativo di Kleos su un altro computer, e i Tuoi dati saranno subito disponibili e pronti per essere lavorati come se nulla fosse accaduto.
Anche l’agenda integrata è molto utile perché tutto quello che inserisci in Kleos viene subito sincronizzato.
Nell’agenda di Kleos (e nell’App gratuita) trovi le udienze e le scadenze che hai segnato o importato da Polisweb!
Senza questi 3 fattori chiave sarai sempre schiavo dei tempi dettati dalle udienze e dai clienti, e sarai sempre costretto a spostarti con pesanti faldoni, a Te la scelta!
Come ho detto prima…il tempo è relativo.
Ecco cosa può fare Kleos per il Tuo Studio Legale
Kleos è un software in Cloud e come tale offre funzioni incredibili, mantenendo basse le spese per la struttura IT dello Studio Legale.
Attento a non confondere Kleos con falsi gestionali in Cloud, perché potresti avere brutte sorprese, piuttosto informati bene su come scegliere un VERO software il Cloud. Mi raccomando, non farti fregare!
Eccoti alcune funzioni molto interessanti per guadagnare tempo grazie all’uso costante di Kleos:
- agenda generale e per singola pratica
- scarico fascicoli Polisweb
- fatturazione elettronica
- assegnazione incarichi di studio
- controllo spese sostenute per il cliente
- gestione caselle di posta elettronica da Outlook
- antiriciclaggio
- condivisione sicura dei documenti con i clienti
- modelli privacy precompilati
- applicazione per dispositivi mobili
- import scansioni nella pratica
- calcolo dei termini veloce
Se il Tuo obiettivo è quello di guadagnare tempo, e liberarti dai fastidi causati dalla mancanza (o poca) organizzazione, allora sei pronto per Kleos.
