- Marco Di Mizio
- 30/11/2017
- Agenda
Come organizzare l’agenda legale grazie a Kleos
Organizzare l’agenda legale per essere al TOP!
Come organizzare l’agenda legale grazie a Kleos
Se sei qui è perché hai capito l’importanza di organizzare l’agenda legale, ma forse non hai ancora trovato il modo giusto per farlo.
Partiamo dicendo che se è vero che l’agenda legale è imprescindibile, è anche vero che non è il solo calendario a garantirti una buona gestione del lavoro quotidiano, piuttosto un insieme di fattori che devono essere connessi tra loro.
Il motivo di questa affermazione?
Semplice, se pensi di organizzare il lavoro solo con un calendario, forse nessuno ti ha mai detto che oltre a questo esiste un sistema per gestire tutte le attività svolte per il cliente e salvarle in una pratica.
Non solo in una tabella di date, ma all’interno di un contesto ben definito.
Per esempio, questo sistema Ti permette di collegare ciascun evento a una pratica precisa per poi calcolare i tuoi giusti compensi di Avvocato.
Allo stesso modo, questo sistema permette di calcolare le scadenze, partendo proprio da un evento (come un appuntamento) che hai inserito nell’agenda legale digitale.
Agenda Avvocato: Gli errori più comuni nell'organizzare l'agenda legale
Valutare la Tua situazione attuale ti farà capire meglio dove sei oggi, e dove potresti essere domani, se decidi di attivare l’abbonamento al software per avvocati Kleos.
Questa è certamente la Tua situazione attuale:
- hai un'agenda cartacea oppure
- usi l'agenda online dello smartphone o ancora
- li usi entrambi
Sei d’accordo con me che organizzare l’agenda legale in questi modi non sia poi così produttivo al fine di avere il controllo costante del lavoro che fai per la pratica del Tuo cliente?
Di seguito troverai gli errori più comuni che vengono commessi durante l’organizzazione dell’agenda legale.
Certamente questi errori non influiscono sul buon esito della “presa appuntamento”, ma piuttosto sull’efficacia della gestione dell’evento con il resto della pratica.
Infatti l’agenda per avvocati è completa di tutto (include le scadenze processuali), ma è vincolata a se stessa, ossia non Ti permette ad esempio di parcellare l’attività svolta, ma puoi inserire gli appuntamenti del giorno e poco altro.
Ecco perché l'agenda cartacea non funziona
Se fai parte della categoria dei “completamente dipendenti dall’agenda legale cartacea” e quando non ce l’hai a portata di mano non riesci a lavorare, è un casino.
Anche se hai una segretaria può essere complicato organizzare l’agenda legale, perché probabilmente la dividi con lei, e il problema è quello di dover fare avanti e indietro tra la Tua stanza e la sua.
(oppure urlare come sento spesso qualcuno).
Inoltre sei costretto a portare l’agenda sempre con Te, e quando non ce l’hai è un problema fissare un nuovo appuntamento.
Ecco perché l'agenda online dello smartphone non funziona
Se sei un Avvocato tecnologico e hai uno smartphone, potresti pensare di usare quello per organizzare l’agenda legale, ma c’è sempre comunque un problema.
Devi considerare che dietro ogni appuntamento o scadenza c’è una pratica e c’è un cliente.
Devi capire che ogni volta che fai qualcosa (ad esempio un atto) devi comunque prendere il telefono e segnarti la scadenza entro cui depositarlo.
Con Kleos questo passaggio è molto veloce, perché terminato (ad esempio) un atto, puoi subito scegliere quali operazioni vuoi svolgere in seguito.
(ad esempio fissare un termine o un appuntamento con il cliente).
Certamente l’uso dello smartphone ti facilita quando sei fuori ufficio, ma c’è un però.
Però resta il fatto che ogni appuntamento inserito è comunque scollegato dalla pratica e per risalire a tutto il lavoro svolto (per poi fatturarlo) devi scorrere sul calendario e visualizzare ogni singolo evento inserito.
Ecco perché lavorare con l'agenda cartacea e quella dello Smartphone non funzionano
Non è che proprio non funziona è che sono due strumenti diversi con i quali rischi solo di fare confusione.
Per comprendere meglio il Tuo stato attuale di organizzazione, prova a rispondere onestamente a queste due domande:
Quando inserisci un appuntamento nel calendario del telefono, ti ricordi di segnarlo anche nell’agenda cartacea?
Quando ti appunti in agenda un’udienza, lo segni anche nel calendario del telefono?
Se la risposta è sempre “NO”, allora hai un problema nell’organizzare l’agenda legale, e lo devi risolvere, perché rischi di mancare ad un appuntamento, o peggio ancora ad una udienza.
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Il miglior modo per organizzare l'agenda legale elettronica
Uno dei modi migliori per organizzare l’agenda legale digitale è quello di pianificare il lavoro usando il gestionale per avvocati Kleos.
Ci sono almeno 4 buoni motivi per cui devi prendere in considerazione l’idea di usare Kleos per programmarti il lavoro, ma la vera ragione (quella principale) è una ed è IL TUO CLIENTE!
L’agenda Studio Legale di Kleos è collegata alle singole pratiche, quindi tutte le operazioni che segni di compiere (udienze, appuntamenti, telefonate, memorie eccetera…) vengono salvate nella posizione del cliente per essere in seguito fatturate.
Lo stesso vale per le operazioni che inserisci quando non sei in ufficio!
Tutto quello che inserisci nell’agenda di Kleos viene collegato alla pratica corretta!
(ovviamente dei essere Tu ad indicare la pratica perché alla telepatia ci stiamo ancora lavorando!).
Ed ecco 4 buoni motivi per usare l’agenda di Kleos:
- agenda legale sempre sincronizzata tra i membri dello Studio (segretaria, titolare, collaboratori)
- possibilità di visualizzare, modificare e inserire appuntamenti tramite App
- ciascun evento è collegato alla pratica corretta
- ciascun evento può essere inserito come attività svolta per la pratica e quindi fatturato
Inoltre, grazie all’integrazione con GCal e Office, puoi sincronizzare gli impegni lavorativi con quelli personali e avere il quadro completo della situazione.
Questa è proprio una bella funzione, non credi anche Tu?
Organizzare l'agenda legale e molto altro, grazie a Kleos!
Ti senti pronto ad organizzare l’agenda legale con Kleos, migliorando FIN DA SUBITO l’organizzazione del Tuo studio?
Ecco ad esempio alcune funzioni di Kleos che potrebbero tornarti utili:
- agenda generale e per singola pratica
- scarico fascicoli Polisweb
- fatturazione elettronica
- assegnazione incarichi di studio
- controllo spese sostenute per il cliente
- gestione caselle di posta elettronica da Outlook
- antiriciclaggio
- condivisione sicura dei documenti con i clienti
- modelli privacy precompilati
- applicazione per dispositivi mobili
- import scansioni nella pratica
- calcolo dei termini veloce
