- Marco Di Mizio
- 07/06/2020
- Anagrafiche, Compensi, Documenti, Email e Pec, Pratiche
Come organizzare lo Studio Legale per restare al TOP
Organizzazione Studio Legale Smart grazie a Kleos
Come organizzare lo Studio Legale per restare al TOP
Per Organizzare lo Studio Legale devi dotarti di un software per l’organizzazione dello Studio Legale.
E’ giusto partire da questo, che piaccia o meno l’idea di “spendere soldi” in tecnologia.
Infatti, se è vero che “cartelline gialle” e agenda digitale possono aiutarti a salvare documenti e appuntamenti, è anche vero che pensare di lavorare in questo modo troppo a lungo può essere controproducente.
Perché dico questo?
Dico questo perché all’interno di uno Studio Legale non si creano semplicemente documenti e appuntamenti, e questi sono una parte del lavoro.
In particolare, nella gestione dello Studio Legale esistono alcuni fattori importanti che se non affrontati (o affrontati con leggerezza), possono compromettere il Tuo lavoro e quello dei Tuoi collaboratori.
Come organizzare lo Studio Legale per restare al TOP
Non esiste un unico sistema per organizzare lo Studio Legale al meglio, ma esistono sicuramente buone abitudini.
Infatti, se lavori da solo, potresti semplicemente dotarti di un programma di gestione che garantisca “il minimo sindacale” per essere sempre performante in ogni contesto (in ufficio, a casa o in un hotel di Bardolino).
Invece, se nel Tuo Studio Legale lavorano segretarie e collaboratori, per poter organizzare al meglio il lavoro di tutti devi poter contare su sistemi che permettano uno scambio di comunicazioni rapido e controllato, ma anche, per esempio, la possibilità di verificare ogni singola spesa sostenuta per la pratica.
Ecco 6 fattori per calcolare l’indice di organizzazione all’interno del Tuo Studio Legale.
I 6 Fattori chiave per una buona organizzazione dello Studio Legale
Rispondi onestamente a queste domande per stabilire il Tuo indice personale di organizzazione:
- In che modo gestisci le pratiche dei clienti?
- Come gestisci le email e le Pec che invii e ricevi?
- Come condividi con i clienti i documenti?
- Dove salvi i documenti creati e quelli dei Tuoi clienti?
- Come gestisci i compiti dei Tuoi collaboratori?
- Come organizzi gli appuntamenti e le udienze?
- Dove annoti le spese sostenute per il cliente o per la pratica?
Senza conoscerti, e senza sapere nulla di Te e del Tuo Studio Legale posso comunque dirti che probabilmente hai risposto così:
Le email e le Pec non le salvo da nessuna parte perché tanto sono online, mentre i documenti li salvo in Cloud (DropBox, GoogleDrive eccetera…), oppure sul mio server che è “al sicuro” nel mio ufficio.
Per gli appuntamenti uso il calendario di Google (o Outlook), dove la mia segretaria mi segna gli appuntamenti e siamo sempre sincronizzati.
Ai miei clienti sono abituato ad inviare email con i documenti o al massimo uso la condivisione di Google e utilizzo i link di condivisione.
Infine, ai miei collaboratori scrivo un foglio con le cosa da fare, oppure usiamo Google Task (o Outlook) per segnarci le cose da fare, mentre per quanta riguarda le spese le annotiamo sul fascicolo o sul telefono per ricordarci.
Onestamente, sono andato molto lontano dalle Tue risposte alle mie domande?
(organizzare lo studio legale non facile come si pensa, quindi non preoccuparti troppo se ho indovinato le risposte!)
Come organizzare i fascicoli del Tuo Studio legale
Quello che ai miei clienti piace molto di Kleos è la semplicità con la quale puoi gestire le pratiche dello Studio Legale.
Ad esempio: se stai lavorando una pratica e chiama un cliente, puoi subito aprire una seconda pratica e lavorarla.
Moltiplica questo per tutte le volte che vieni interrotto mentre lavori una pratica, e otterrai il REALE VANTAGGIO di poter passare da una pratica all’altra, senza alzarti per andare nell’archivio cartaceo, e senza creare confusione sulla Tua scrivania.
Se il Tuo obiettivo è capire come organizzare i fascicoli dello Studio Legale e renderli al tempo stesso subito disponibili, allora non puoi perderti la funzione di salvataggio veloce delle pratiche di Kleos.
Infatti Kleos permette di aprire tutti le pratiche che vuoi, e le salva temporaneamente sul lato destro dello schermo.
Se hai aperto 10 fascicoli digitali in Kleos, per recuperarli dovrai semplicemente fare clic sul lato destro dello schermo e in seguito un altro clic sulla pratica desiderata.
Questa funziona è eccezionale e il Tuo personale di segreteria ti ringrazierà per questo!
(del resto l’alternativa è aprire e chiudere cartelline gialle sul PC).
Se vuoi realmente organizzare lo Studio Legale in digitale non puoi prescindere da questa fantastica funzione!
Questo infatti è l’UNICO MODO ESISTENTE per dare continuità al Tuo lavoro (e a quello del Tuo Studio Legale!)
Come organizzare le email e le Pec che ricevi
Come prima cosa è giusto dire che: ogni software per l’organizzazione dello Studio legale ha le sue funzioni, e non è detto che queste funzioni siano comuni a tutti i gestionali.
Per esempio, Kleos permette di salvare le email inviate e ricevute, direttamente nella pratica corretta, ma l’aspetto più interessante è che questa funzione può essere utilizzata tramite Outlook(il programma di gestione della posta elettronica più utilizzato al mondo!)
Per fare questo è necessario scaricare l’apposito componente aggiuntivo Kleos for Outlook.
FINE. Non serve altro, se non la volontà da parte Tua e del Tuo staff di iniziare finalmente ad organizzare le email e le Pec.
Salvando le email in entrata e uscita avrai fin da subito un miglioramento dell’organizzazione documentale con evidenti miglioramenti di performance da parte del personale incaricato a questa mansione.
Del resto “organizzare lo Studio Legale” significa anche organizzare email e Pec, non credi?
E cosa può esserci di meglio che utilizzare un gestionale integrato con un potente client di posta elettronica come Outlook?
In alternativa, comunque, è possibile inviare email direttamente da Kleos e importare quelle ricevute.
Come organizzare i Tuoi appuntamenti e le udienze
Un altro aspetto importante per una buona organizzazione dello Studio Legale è la gestione degli appuntamenti e delle udienze.
Ho già scritto qualcosa su come organizzare l’agenda di Kleos, quindi vado oltre e ti dico che:
Va bene organizzare l’agenda, ed è splendido poterlo farlo digitalmente, ma il vero vantaggio è poter “legare” ogni singolo evento ad una pratica!
Se il Tuo obiettivo è organizzare lo Studio Legale, allora devi poter contare su un agenda:
- sempre aggiornata
- specifica per ogni singola pratica
Sempre aggiornata: perché puoi importare da Polisweb le udienze, e avere tutti gli impegni inseriti sincronizzati tra i vari PC e device.
Specifica per ogni singola pratica: perché puoi catalogare ogni evento creato per pratica.
Come organizzare i documenti della pratica
Per organizzare lo Studio Legale devi assolutamente dotarti di un sistema che riesca a gestire i documenti nel minor tempo possibile.
Non solo questo, perché oggi gli avvocati chiedono mobilità e sicurezza (almeno gli avvocati più attenti alle nuove tecnologie) quindi occorre dotarsi di un programma in Cloud in grado di garantire:
Questo significa poter gestire lo Studio Legale da qualsiasi PC e in totale sicurezza, evitando problemi di backup, ripristino dei dati, e tutta una serie di problemi legati al salvataggio dei dati su dispositivi elettronici.
Inoltre, se è vero che in Kleos i documenti vengono organizzati in pratiche (e questo è normale), è anche vero che puoi recuperarli svolgendo una semplice ricerca a testo libero.
Il vantaggio?
Se devi recuperare un documento per rivederlo e adattarlo al nuovo caso, potrai trovarlo facilmente, senza perdere troppo tempo a cercare tra le pratiche.
Come organizzare i documenti da condividere con i clienti
Aspetto molto interessante dell’organizzazione dello Studio Legale è quello dedicato alle modalità di condivisione dei documenti con i clienti.
Invece di inviare e ricevere email con allegato il documento da fornire (o ricevere) non ti piacerebbe dotarti di un sistema esclusivo per la condivisione dei documenti?
Kleos Connect fa proprio questo.
Kleos Connect è un vero e proprio portale che permette al cliente di caricare i documenti che vuole inviarti e il vantaggio per Te è quello di trovare questi documenti direttamente all’interno della pratica.
Viceversa, grazie a questo sistema è possibile condividere un documento con il cliente semplicemente selezionandolo dalla pratica e inviando un link per l’accesso alla piattaforma.
Non solo un’email quindi, ma un vero e proprio portale per la condivisione dei documenti.
Come organizzare i compiti dei Tuoi collaboratori
Un altro aspetto importante per organizzare lo Studio Legale al meglio è l’assegnazione degli incarichi all’interno dello studio.
Oggi probabilmente utilizzi post it- urla da una parte all’altra dell’ufficio – email – messaggi in segreteria, ma pensa se potessi avere un sistema di incarichi performante che permettesse a entrambi di conoscere lo stato di lavorazione dell’incarico.
A tal proposito ti invito a guardare il video articolo su come gestire gli incarichi all’interno dello Studio Legale.
Come organizzare le spese sostenute per il cliente
Ultimo capitolo di questa breve ma intensa guida su come organizzare lo Studio Legale.
(in realtà esistono almeno altre 3 funzioni di Kleos che trovo importantissime per avere una buona gestione dello studio, ma per quelle ti invito a richiedere una dimostrazione di Kleos).
Comunque…
La gestione dei costi sostenuti per il cliente (marche da bollo, gasolio, ristorante, autostrada eccetera) è molto importante per garantire allo Studio Legale un corretta parcellazione dei compensi.
Con Kleos ogni singola spesa può essere gestita sia dall’ufficio che da smartphone e questo credo sia il vantaggio assoluto!
Dico questo perché se sei in Tribunale devi poter annotare subito la spesa sostenuta per il pagamento della marca da bollo che hai acquistato, non trovi?
E dare questa opportunità a tutto il Tuo staff è il modo migliore per avere ben organizzate tutte le spese e i costi sostenuti per la gestione della pratica.
Ecco cosa può fare Kleos per il Tuo Studio Legale
Per organizzare lo Studio Legale al meglio devi dotarti di un software per l’organizzazione dello Studio Legale.
Mi ripeto, capisco, ma questa è la premessa a qualsiasi discussione su come rendere più efficiente il Tuo ufficio.
Detto questo, devi sapere che esistono diversi tipi di software gestionale e la scelta del programma migliore dipende da diversi fattori che solo Tu puoi valutare.
Quello che posso dirti è che Kleos è un vero software in Cloud, e dispone di un’applicazione per dispositivi mobili che permette l’accesso alle pratiche da qualunque luogo.
Ma c’è una cosa più di tutte che ritengo importantissima da sapere:
Grazie alle mie conoscenze sarai in grado di rendere il Tuo Studio Legale sempre più performante!
Perché dico questo?
Perché oltre al software legale servono conoscenze specifiche sui migliori servizi digitali per Avvocato, e credimi servono anche pazienza e perseveranza, altrimenti oggi acquisti il software, e da domani continui con le solite abitudine.
Due esempi pratici?
Leggi l’articolo su come creare un sistema automatico e integrato di presa appuntamenti per capire fin dove posso arrivare per aiutarti a rendere più performante il Tuo Studio Legale.
Inoltre…
Ti invito a leggere le recensioni certificate che le persone hanno scritto liberamente su di Me e su come lavoro.
Comunque…
Per organizzare lo Studio Legale servono funzioni innovative, eccone alcune di Kleos:
- agenda generale e per singola pratica
- scarico fascicoli Polisweb
- fatturazione elettronica
- assegnazione incarichi di studio
- controllo spese sostenute per il cliente
- gestione caselle di posta elettronica da Outlook
- antiriciclaggio
- condivisione sicura dei documenti con i clienti
- modelli privacy precompilati
- applicazione per dispositivi mobili
- import scansioni nella pratica
- calcolo dei termini veloce
- deposito telematico atti penale
Queste sono solo alcune delle funzioni di Kleos che dovresti aver per organizzare lo Studio Legale come hai sempre desiderato.
