Sai davvero tutto della pratica che stai lavorando?
Scopri come avere il pieno controllo della pratica
Sai davvero tutto della pratica che stai lavorando?
Certo che sai tutto della pratica che segui, ci mancherebbe! Sei un bravo Avvocato e non ti sfugge nulla del cliente perché sei preciso e meticoloso in quello fai.
E’ così, vero?
Perdonami se non credo a questa storia, ma la Tua impostazione classica ti mette ogni giorno nella condizione di avere qualcosa “fuori” dal Tuo apparente controllo.
Perdonami, davvero! Non sto dicendo che non sai fare il Tuo lavoro, anzi sono convinto che Tu sia molto bravo, ma il punto è un altro.
Il punto è che non hai frequentato cinque anni di università per studiare come organizzare uno Studio Legale, mentre io sono 10 anni che aiuto i professionisti a fare proprio questo e so bene come funziona.
Inoltre, il percorso di studio che hai svolto non prevede lezioni sulla gestione digitale dei documenti, cosa sempre più importante per il Tuo lavoro.
L'importanza di avere tutto sotto controllo
Sull’importanza di avere tutto sotto controllo potrei scrivere fiumi di parole, senza dire nulla di realmente pratico e utile per Te.
Invece voglio svelarti un grande segreto: Il significato di quel “tutto sotto controllo” che trovi spesso riportato in qualche rubrica, sito web o giornalino per gli addetti ai lavori è la capacità di avere tutte le informazioni necessarie nel più breve tempo possibile.
Questo significa “Avere il controllo”.
Più informazioni riesci a gestire e organizzare nel minor tempo possibile, e più ti avvicini all’idea di controllo che hai in mente.
Del resto quando pensi al controllo che devi avere sul Tuo Studio Legale pensi più o meno a sistemare questo:
- appuntamenti con il cliente in Studio
- visita al cliente in carcere/Azienda...
- email da inviare
- email a cui rispondere
- incarichi da assegnare ai collaboratori
- documenti da scrivere
- scadenze da rispettare
- fatture da emettere
- compensi da ricevere
- udienze
- formazione personale
La mia analisi (seppur generica) è corretta? Ti ritrovi con l’idea di controllo che ho appena esposto?
Allora come pensi di avere il controllo del Tuo Studio Legale SENZA un sistema di controllo?
Le informazioni che devi gestire sono molte: documenti – email – appuntamenti – scadenze – fatture – telefonate, annotazioni – e un sacco di altre cose che sai bene di dover verificare e quindi controllare.
Avere il controllo è importante, ma servono strumenti per farlo al meglio, e probabilmente Tu questi strumenti non li hai.
Come controllare lo stato della pratica grazie a Kleos
Kleos può realmente aiutarti a controllare il Tuo Studio Legale, e questo grazie a un sistema integrato di funzioni semplici ed efficaci.
Del resto, se è vero che il controllo è fattibile solo attraverso l’uso di strumenti professionali, allora prova a pensare se potessi verificare SUBITO le ultime attività svolte per la pratica in esame.
Così…senza troppe complicazioni!
Aprire la pratica e verificare immediatamente quello che è stato fatto e quindi quello che deve ancora essere fatto (inclusi i pagamenti che stai aspettando di ricevere!)
L’ultimo aggiornamento di Kleos permette di fare proprio questo, e adesso ti mostrerò come funziona.
Verifica SUBITO gli ultimi documenti creati
Grazie a questa funzione, inclusa nella maschera generale, hai la possibilità di verificare subito gli ultimi documenti creati per la pratica in esame.
Nel pratico (perché di questo stiamo parlando) significa avere SUBITO il documento che al 99% stai cercando.
Prova a pensare a quello che devi fare adesso per recuperare il documento che ti interessa modificare (che in genere è quello più recente):
Ti trovi in tutto questo? Io credo di si, e grazie a questa fantastica funzione di Kleos avrai gli ultimi documenti lavorati visibili in anteprima, e basterà un clic per aprirli e modificarli.
Quando parlo di documenti, mi riferisco a:
E non finisce qui, perché grazie al famoso tasto + integrato, puoi procedere con la creazione di un nuovo documento o l’invio di un’email.
Verifica SUBITO appuntamenti e scadenze
Un conto è avere la visione generale dell’agenda (che serve per avere il controllo sugli impegni) e un altro è sapere l’ultima volta che hai fissato un appuntamento o che hai adempiuto a una scadenza per una pratica specifica.
Un modo semplice e veloce per verificare “lo stato” di avanzamento della pratica, non credi?
Infine, puoi inserire un nuovo appuntamento cliccando sul tasto “+”, senza perdere tempo a spostarti sull’agenda.
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Ecco cosa dicono le persone che hanno già parlato con me!
Verifica SUBITO le fatture pagate e quelle ancora da pagare
Adesso ho la Tua totale attenzione, vero?
Capisco che forse questo è l’aspetto più importante per Te, ma (scusa se te lo dico…) dovresti prima preoccuparti del resto, perché ad oggi la Tua mala-organizzazione ti sta costando più di una fattura non pagata.
Non ci credi?
Fissa un appuntamento telefonico e sarò felice di dirti tutto quello che so sulla gestione di uno Studio Legale.
Comunque…
Grazie al quadro finanziario completo puoi verificare incassi e fatture non pagate, senza dover ricordare – cercare – chiedere alla segretaria – proprio niente, perché hai tutto a video. Devi solo entrare nella pratica.
Ti piace questa nuova funzione eh!?
Anche in questo caso, cliccando sul tasto “+” puoi procedere immediatamente alla creazione di una nuova attività, anche se io preferisco sempre far lavorare l’utente dalla scrivania generale, senza perdere tempo a cercare il fascicolo.
Verifica SUBITO il tempo dedicato alla pratica
Pensa se potessi sapere quante ore della Tua vita hai dedicato ad una singola pratica.
Non credi che presentare il conto al cliente sulla base di questa informazione possa giustificare una parcella, diciamo, non proprio economica?
Non fraintendermi.
Quello che voglio dire è che troppo spesso le persone non capiscono quanto lavoro ci sia dietro lo studio di una pratica, e questo lo so per il semplice motivo che sono anni che lavoro al fianco di avvocati di tutta Italia e credimi: La situazione è la stessa da Nord a Sud!
Ci sono avvocati che si fanno pagare bene, e altri che hanno più difficoltà, e (opinione personale che mi permetto di esprimere) credo che uno dei motivi sia proprio il fatto di non riuscire a far capire al cliente il lavoro che sta dietro anche alla semplice udienza.
📢 Del resto un conto è presentare la parcella con la dicitura: “Fase di studio – Fase istruttoria – ecc…” un altro è presentare il conto con la diciture: 4 ore lavorate solo per Te!
Sto iper semplificando, ma credo che il concetto lo hai capito!
Verifica SUBITO le note a margine della pratica
Funzione per gli avanzati, ma è giusto spenderci qualche parola.
Ho parlato della funzione “Note” nell’articolo Promemoria digitali: Perché usarli, se sei un Avvocato.
Questa funziona è molto comoda per appuntare informazioni sul cliente o sullo stato della pratica; informazioni che non hanno nulla a che vedere con qualcosa da fare (i famosi TO DO), ma sono appunti che ti segni, piuttosto che informazioni interne da condividere ad esempio con i collaboratori.
L'importanza di avere il controllo della pratica
Avere il controllo della pratica significa innanzitutto risparmiare tempo.
Non voglio certo insegnarti a fare il Tuo lavoro, ma se è vero che il Tuo compito è quello di aiutare il cliente a raggiungere i suoi obiettivi è anche vero che nessuno ti ha mai insegnato a gestire il Tuo ufficio.
Non hai studiato gestione di impresa ed è questo che ti manca!
Se una volta potevi contare su faldoni ben allineati e disposti in ordine, oggi come fai con email – Pec – documenti inviati – documenti ricevuti – documenti depositati – appuntamenti – scadenze – fatture incassate – fatture non ancora saldate – eccetera eccetera…
Viene l’ansia, vero? Ed è proprio per evitarti l’ansia che esistono programmi come Kleos!
Le informazioni sono tutte a video, e quello che devi fare è concentrarti sul bene del cliente.
Del resto prova a pensare:
Se domani mattina arrivasse un Tuo cliente e ti chiedesse di sapere tutto quello che hai fatto per lui, dovresti fare più o meno questo:
- andare su Polisweb a prendere i documenti depositati da Te e dalla controparte
- aprire la cartellina gialla dove hai salvato tutti i documenti redatti per il cliente
- recuperare tutte le email inviate e ricevute (pensi sia facile recuperare email scritte a persone diverse per la stessa pratica? Provaci)
- cercare sul calendario tutti gli appuntamenti, le udienze e le scadenze (ma poi cosa fai, stampi tutto?)
Capisci che è una follia?
Quanto tempo dovresti perdere per fare questo? (ammesso che Tu riesca a farlo).
Questo è solo un esempio per farti capire quanto sia difficile avere il controllo sulla pratica, senza gli strumenti necessari.
Forse mi ripeto, ma non è mia intenzione sminuire il modo col quale in questo preciso momento stai lavorando, e sono realmente convinto che Tu sia bravo in quello che fai, ma la questione è un’altra.
Può sembrarti incomprensibile, ma è proprio così.
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Ecco cosa dicono le persone che hanno già parlato con me!
Oggi non è pensabile lavorare come 20 anni fa, e gli avvocati che lo hanno capito sono più produttivi e riescono a seguire meglio i clienti.
Questa è la verità!
Il tempo che perdi per la Tua poca organizzazione lo togli allo studio della pratica, ma anche al Tuo tempo libero, che è comunque un aspetto importante della Tua vita.
Gli amici, gli affetti e il divertimento in generale sono aspetti importanti della vita, ma quante volte hai dovuto rinunciare a fare qualcosa perché eri indietro con il lavoro?
Ti ricordo che aiuto gli avvocati da anni e queste cose le conosco molto bene.
Nella scelta del software gestionale dovresti considerare anche l’aspetto dell’immediatezza delle informazioni perché sono alla base di un gestione efficiente dello Studio Legale.
Ti invito a leggere la guida su come capire quale sia il miglior software (per Te) e scoprire i segreti per scegliere il software gestionale in modo consapevole.
Le funzioni più apprezzate del software Kleos
Eccoti una panoramica di quello che potresti fare con Kleos:
- agenda generale e per singola pratica
- scarico fascicoli Polisweb
- fatturazione elettronica
- assegnazione incarichi di studio
- controllo spese sostenute per il cliente
- gestione caselle di posta elettronica da Outlook
- antiriciclaggio
- condivisione sicura dei documenti con i clienti
- calcolo dei termini veloce