Promemoria digitali: perché usarli, se sei un Avvocato

Promemoria a portata di mouse, per non dimenticare MAI nulla!

Promemoria digitali: perché usarli, se sei un Avvocato

Se è vero che i post-it sono facili da applicare, e veloci da cestinare, è anche vero che possono finire nel dimenticatoio, a causa di alcuni fattori che spesso non riesci ad evitare.

Ad esempio, un post-it può finire sotto al tavolo, oppure schiacciato da pesanti faldoni che qualcuno gli ha imprudentemente appoggiato sopra.

Non solo, pensa al rischio di distruggere un post-it pensando di non aver più bisogno di quella informazione…

Che Tu ci creda o no, ogni giorno c’è un post-it cestinato senza motivo, e l’informazione contenuta viene persa per sempre!

Sto forse dicendo che il post-it è inutile? Assolutamente NO!

Quello che voglio dire è che se sei un Avvocato, e (come credo) lavori al computer tutto il giorno, forse esiste un modo per conservare i promemoria e averli sempre a portata di mouse.

Del resto, continuare ad avere post-it sulla scrivania o appiccicati al faldone, e non poterli avere quando sei in Tribunale o dal cliente, oggi è davvero limitante, non trovi?

La Tua attuale gestione dei promemoria (i famosi post-it)

In questo preciso momento c’è un Avvocato che scrive una nota su un pezzetto di carta colloso e lo appiccica sul monitor del PC, oppure sull’agenda, oppure sul faldone. Sto forse dicendo qualcosa di sbagliato? NO.

Lo stesso vale se la nota non è per lui, ma per un collaboratore, o la segretaria, ma in questo caso l’Avvocato dovrà alzarsi per andare ad appiccicare il post-it sul monitor o sul faldone di qualcun altro.

Forse sto semplificando e banalizzando un poco la questione ma la realtà è questa!

Del resto un post-it è un post-it, quindi cos’altro puoi fare, se non appiccicarlo da qualche parte?

Il limite di tutto questo?

Beh, diciamo che se non butti l’occhio sul faldone dove hai lasciato il post-it, rischi di perdere di vista l’informazione che hai annotato in precedenza.

Nel pratico significa che se lasci un promemoria all’interno dell’agenda (magari in corrispondenza di un appuntamento), quando effettivamente vedi il post-it è già troppo tardi, perché sei quasi sicuramente in prossimità di quell’evento.

Lo stesso vale per esempio nel caso in cui segnassi su uno di questi pezzi carta appiccicosi, il fatto di dover inviare un’email a qualcuno.

Ebbene, anche in questo caso, il rischio è sempre quello di dimenticarsi di guardare la nota, perché nel pratico i post-it li devi guardare, ma come fai se non ricordi di averlo scritto?

Capisci cosa voglio dire?

E se il promemoria non è per Te, ma per i Tuoi collaboratori il discorso è ancora più complicato, perché anche controllare l’effettivo compimento dell’incarico è difficile.

A tal proposito ti invito a guardare il video su come migliorare le comunicazioni interne dello Studio Legale, per capire quanto sia importante lavorare in un certo modo.

La Tua (possibile) futura gestione dei promemoria

Gestire i promemoria digitalmente ti aiuta in modo esponenziale a non dimenticare proprio nulla, perché le Tue note sono SEMPRE visibili sul Tuo PC.

Significa che l’unico motivo per non fare qualcosa che hai segnato di fare è non volerlo fare!

Del resto se il promemoria è visibile ma decidi di ignorarlo, è solo ed esclusivamente responsabilità Tua.

Devi capire una cosa però: oggi lavori al PC tutto il giorno, scrivi e salvi i Tuoi dati in formato digitale, depositi gli atti telematicamente, ricevi e invii email allegando all’occorrenza documenti, quindi perché non gestire i promemoria in formato digitale? 

Come gestire i promemoria con il software Kleos

Se il Tuo obiettivo è quello di avere promemoria rapidi da creare, e facili da trovare, allora Kleos può davvero fare molto per Te.

Infatti il software Kleos permette di creare facilmente un promemoria, imputarlo ad una pratica specifica, e perfino assegnarlo ad un soggetto in particolare.

Nel pratico significa ZERO post-it appiccicosi e ZERO rischi di dimenticare qualcosa (capisco, ti piacciono i colori vivaci e li trovi divertenti, ma stai lavorando e dovresti concentrarti sull’efficacia delle azioni che compi)

La differenza tra la nota il promemoria di Kleos

Con Kleos puoi annotare praticamente tutto, e quello che devi decidere è se quell’annotazione deve essere sempre visibile (il promemoria), oppure semplicemente appuntata all’interno della tendina generale della pratica.

Nel pratico funziona così:

Quando creare una nota con Kleos è importante

Ritengo questa funzione molto utile per annotare alcune informazioni sul cliente, o sulla pratica in generale. Informazioni che non prevedono il compimento di un azione concreta, come ad esempio una telefonata, o l’invio di un’email.

Per esempio potresti indicare al collaboratore o alla segretaria (ma anche a Te stesso) la corretta procedura da seguire per la trattazione del caso.

Insomma, qualsiasi nota che non abbia una scadenza temporale, può essere inserita all’interno della pratica, comodo non trovi?

Quando creare un promemoria con Kleos è importante

Il promemoria è l’unico modo a disposizione dell’Avvocato per creare post-it attivi ovvero appunti che prevedano un’azione specifica da parte di qualcuno.

Trovo questa funzione molto utile per ricordarsi di telefonare a qualcuno, o di inviare un’email.

Può essere usato anche per ricordare a se stessi o ad altri soggetti dello Studio Legale, di terminare la scrittura di un atto, o ancora di verificare la presenza di nuovi documenti Polisweb.

Questi sono semplici esempi, e sono convinto che stai già pensando ad altre situazioni in cui i promemoria possono tornarti utili.

I vantaggi di usare i promemoria di Kleos

Il vantaggio principale è sicuramente l’immediatezza delle informazioni.

Come abbiamo visto qualche riga sopra, un post-it può essere perso o distrutto per errore, oppure può sparire tra le pratiche, e la sua utilità in questo caso è zero.

Non sto dicendo che il tradizionale bigliettino colorato non funziona in assoluto, ma solo che una nota o un promemoria digitale risultano più efficaci.

Inoltre, nello stesso istante in cui annoti qualcosa, con Kleos puoi fare molto altro ancora.

Non solo promemoria, Kleos può fare ancora molto altro per Te

Kleos è un gestionale per lo Studio Legale in Cloud grazie al quale puoi FIN DA SUBITO migliorare la Tua vita lavorativa, e in particolare puoi:

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