- Marco Di Mizio
Gli errori più comuni nell’uso di un software per avvocati
I 3 errori più comuni sull'uso del software che devi evitare
Gli errori più comuni nell’uso di un software per avvocati
Quando si dice che sbagliando si impara, si dice qualcosa di giusto, ma giusto a metà.
Infatti ci sono situazioni in cui non pensi che un eventuale errore possa essere dipeso dal Tuo comportamento, e finché qualcuno non ti mette davanti la realtà delle cose, continui a commettere lo stesso errore, convinto di avere ragione, o perlomeno convinto del fatto di non poter far nulla per cambiare le cose.
Questo vale anche nell’uso di un software gestionale.
Mi sono trovato molte volte a discutere con persone convinte che il problema fosse il loro software, quando in realtà il problema erano loro stessi.
Forse dire questo può sembrare eccessivo per chi, come me, fa della vendita del software legale il proprio business, ma è la verità, ed è bene parlarne prima di concludere affari insieme.
Se vuoi davvero trovare un programma in grado di soddisfarti, DEVI METTERTI IN DISCUSSIONE, e imparare ad usare bene il computer.
Di seguito ti mostrerò alcuni degli errori più comuni che riscontro durante gli incontri con i miei clienti.
I 3 errori più comuni nell'uso del software per Avvocati
Vediamo nel dettaglio i 3 errori più comuni che possono compromettere il buon utilizzo del software gestionale.
Questi errori possono portare alla drastica scelta di cambiare il proprio software e, se non corretti, renderanno sempre difficile il Tuo rapporto con il gestionale per avvocato.
Adesso potresti pensare che in fondo è meglio per me se qualcuno vuole cambiare gestionale, e questo può essere anche vero, ma c’è un però!
Però devi sapere che chi commette questi errori avrà sicuramente problemi anche con Kleos, quindi se nessuno ferma queste persone è la fine!
Certo, la maggior parte delle volte che qualcuno mi chiede informazioni su Kleos, lo fa per il semplice motivo che lo ritiene più adatto alle sue esigenze, ma ci sono delle volte in cui l’acquisto è dettato da errate convinzioni e critiche nei confronti dell’attuale fornitore.
1# errore: valutare il software lento, senza verificare prima lo stato di salute del computer
Questo problema può dipendere da diversi fattori, primo tra tutti dalla tecnologia con cui è sviluppato è gestionale.
La tecnologia come sai avanza, e se il fornitore non adegua i requisiti di sistema, Ti puoi trovare ad avere una Ferrari (il Tuo PC) con il motore di una cinquecento (il software), o viceversa…
Credo che oggi sia molto difficile trovare un programma a pagamento obsoleto, quindi è molto probabile che il problema sia il TUO computer (vedi il viceversa qui sopra…).
Mi spiego meglio. Se rientri nella categoria di chi:
- non aggiorna il sistema operativo perché si annoia ad attendere qualche minuto
- non aggiorna i programmi perché (mio cugino mi ha detto di non farlo)
- visita siti pericolosi e scarica (senza saperlo) programmini nocivi per il PC
- tiene tanti programmi inutili aperti (specie di messaggistica)
Se rientri in una di queste categorie HAI UN SERIO PROBLEMA! Non scherzo, non funziona così!
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Ecco cosa dicono le persone che hanno già parlato con me!
Non puoi pensare di lavorare con un computer obsoleto o pieno di malware che girano felici tra un bus (definizione) e l’altro!
Non puoi pensare di lasciare aperte le chat di Messenger, WhatsApp, Skype, e poi lamentarti perché il software è lento!
Non puoi permetterti di avere programmi non aggiornati, perché creano falle al sistema di sicurezza, e possono impedirti di usare altri programmi collegati comunque a loro!
Vuoi un consiglio prima di dire che il software che stai usando è troppo pesante?
- controlla se ci sono aggiornamenti del sistema operativo e del produttore del PC che stai usando
- verifica che tutti i programmi siano aggiornati
- fai una scansione del PC per trovare ed eliminare eventuali virus
- chiudi i programmi inutili (o disinstallali che forse è meglio!)
Inoltre, prova a fare così:
premi contemporaneamente “Ctrl” + “Alt” + “Canc”, e seleziona la voce “Gestione attività”.
Si aprirà una finestra dalla quale potrai vedere tutti i processi attivi in questo momento e saprai quali processi stanno impiegano risorse al Tuo computer e potrai terminare quell’attività, se non necessaria.
(non sono un tecnico e non sono davanti al Tu PC, quindi fatti assistere se non sai cosa stai facendo!).
Molti programmi inoltre, quando vengono installati, hanno di default l’opzione “attiva all’apertura di Windows”. Questo significa che ogni volta che accendi il computer si avviano da soli.
Inizia chiudendo quelli, e disattiva quell’opzione…
2# errore: far crashare il software a causa di molteplici clic del mouse
Se il Tuo programma gestionale va spesso in crash, possono esserci due motivi generalmente.
Il primo motivo è che invece di cliccare una sola volta sul tasto, preferisci accanirti e cliccarci più o meno 5 o 6 volte…
Il secondo motivo è tecnico, nel senso che il programma può effettivamente avere conflitti con altri programmi, oppure girare su un sistema non aggiornato (e in questo caso torniamo a quanto detto in precedenza).
Quello che posso dirti è che se è il programma ad avere problemi, non puoi farci niente e devi rivolgerti all’assistenza.
Voglio invece analizzare con Te il primo caso, cioè quello in cui puoi trovarti, se non sai usare con criterio il mouse che hai in mano.
Infatti, sono finiti i tempi in cui i tasti del mouse erano duri e spesso si bloccavano, quindi non serve pigiare con particolare forza per lanciare il comando.
📢 Mi è capitato di vedere persone cliccare cinque, sei volte sul mouse, e questo senza motivo!
In questo modo stai dicendo al programma di attivare più volte la stessa funzione. Capisci? Il programma si blocca e per Te è colpa del programma!
Ricorda: Per aprire una cartella sul PC servono 2 clic del mouse…Il resto delle volte serve 1 solo clic!
Quanto scritto deve servirti per capire che non sempre il problema è la macchina, o il software, o il cellulare, ma un eventuale problema può dipendere anche dal modo con il quale vengono usati questi strumenti.
Attenzione: Non sto dicendo che sia sempre colpa Tua se qualcosa non funziona.
Quello che voglio dire è che ho visto persone “poco pratiche” accanirsi su programmi che avevano la colpa esclusiva di essere stati installati sul computer in loro possesso…
3# errore: etichettare il software come “complicato”, senza essersi formati per il corretto utilizzo
Se il programma che stai usando è complicato (per come la vedo io) le cose stanno così:
- lo sviluppatore del software non capisce niente di come lavora un Avvocato
- TU non sei preparato a lavorare con quel software gestionale
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Ecco cosa dicono le persone che hanno già parlato con me!
Torniamo sempre al solito discorso, lo so, ma questa è la realtà dei fatti.
Se il software (SECONDO TE) è troppo complicato, non puoi pensare che sia sempre colpa degli altri.
Parlando di funzioni, esistono programma più semplici e programmi più complessi, ma sei Tu che hai scelto quel programma e mi chiedo perché.
📢 Forse hai trovato il venditore simpatico che tra una battuta e l’altra Ti ha convinto a firmare!
Se è questo il Tuo caso mi dispiace. Non è così che svolgo il mio lavoro, e non è così che dovrebbero fare i venditori. Il problema è che adesso devi pagare per un programma che non usi, e questo mi dispiace veramente.
Se non è così, allora la questione si sposta sul come lo stai usando…
Stai seguendo le indicazioni dell’assistenza (se fornita)? O stai cercando di provare le funzioni nascoste, per poi dire di non essere capace perché il software è troppo complicato?
Stai cercando di capire la logica con cui è stato progettato il software? O stai cliccando a casaccio, nella speranza di trovare la funzione che cerchi?
(non ci crederai ma ci sono persone che muovono velocemente il mouse, aprendo menù a tendina a casaccio, finché non trovano quello che cercano…se lo trovano.
In conclusione: dagli errori si impara, ma serve consapevolezza!
Sono convinto che se messo in condizione, puoi imparare ad usare un software gestionale senza particolari difficoltà.
Per fare questo devi innanzitutto metterti nella condizione di utilizzare il computer in modo CONSAPEVOLE. Altrimenti nessun software sarà mai in grado di aiutarti.
Questo significa non fare le cose come le farebbe una scimmia, bensì usando la testa (che sono convinto Tu abbia).
Per carità, un buon aiuto può sempre servire, ed è per questo che ho pubblicato diversi materiali gratuiti che puoi scaricare.
Stai sempre attento a non commettere gli errori di cui ho appena parlato, e vedrai che non ci saranno problemi. Per tutto il resto…puoi contare sul mio aiuto.
Ecco cosa può fare Kleos per il Tuo Studio Legale
Ecco alcune funzioni di Kleos che potrebbero interessarti:
- agenda generale e per singola pratica
- scarico fascicoli Polisweb
- fatturazione elettronica
- assegnazione incarichi di studio
- controllo spese sostenute per il cliente
- gestione caselle di posta elettronica da Outlook
- antiriciclaggio
- condivisione sicura dei documenti con i clienti
- calcolo dei termini veloce