- Marco Di Mizio
- 07/01/2019
- Documenti, Pratiche, Processo Telematico, Video
Come passare da Zero a Kleos in 10 secondi
Ecco cosa fare dopo aver attivato l’abbonamento a Kleos
Come passare da Zero a Kleos in 10 secondi
Per prima cosa devi sapere che attivare l’abbonamento a Kleos può REALMENTE migliorare le performance del Tuo Studio Legale.
Poi voglio dirti che puoi stare tranquillo, perché il passaggio dalle cartelline gialle che hai sul PC a Kleos può avvenire in modo molto rapido e indolore.
Perché dico questo?
Per esperienza posso dire che la cosa che preoccupa maggiormente chi si approccia al gestionale di studio è il pregresso.
Infatti la domanda che tutti fanno è: Marco ma come faccio ad importare tutti i miei documenti, ne ho tanti, ci metterò una vita?
Per Tua fortuna non ci metterai una vita, quindi puoi davvero metterti tranquillo.
Innanzitutto parlo di file e non di documenti perché in Kleos puoi importare video, foto, scansioni, registrazioni audio eccetera…insomma tutto quello che hai salvato sul PC.
Questo procedimento si rende indispensabile per velocizzare il processo di importazione del materiale salvato sul PC, ed è proprio ciò che consiglio di fare ai miei clienti nelle prime fasi di attivazione del software Kleos.
Per importare i documenti che hai sul PC all’interno di Kleos ci sono 2 modi:
- importare il singolo documento
- importare l’intera cartellina gialla che hai sul PC
Ovviamente dipende dal caso specifico, ma supponiamo che Tu abbia appena attivato l’abbonamento a Kleos, e che abbia tutti i documenti ben organizzati in comode cartelline gialle sul PC.
In questo caso la procedura di importazione dei documenti è davvero semplice e veloce.
Come importare in Kleos le cartelline gialle del PC
La procedura per riempire tutte le pratiche di Kleos che hai creato con i relativi file è questa:
- apri la pratica di Kleos
- ti posizioni sulla tendina dei documenti
- ti posizioni con il mouse sul tasto importa
- fai un clic sul tasto importa cartelle
A questo punto dovrai solo scegliere quale cartella importare, e fai attenzione a non importare quella sbagliata perché poi non potrai più tornare indietro!
(sto scherzando i documenti si possono cancellare).
Accorgimento pratico sull'import dei file da PC
Kleos permette di importare i file, inclusa anche la cartella (quella gialla).
Di default l’opzione per l’importazione della cartella è attiva, ma io consiglio di togliere la spunta e importare soltanto i documenti.
Infatti, importando anche la cartella, questa risulterà come cartella della pratica, ma in realtà a Te quello che interessano sono i documenti, non la cartella che li contiene.
Considera che Kleos offre la possibilità di creare sottocartelle più specifiche come ad esempio la cartella “atti di studio”, oppure “email inviate” eccetera…insomma, puoi creare sottocartelle specifiche in base alle TUE REALI ESIGENZE.
Dopo aver importato i documenti potrai trascinarli all’interno delle sottocartelle e rendere così più veloce la ricerca del file desiderato.
Come importare in Kleos i documenti Polisweb
Un aspetto molto importante di Kleos è la possibilità di importare i documenti Polisweb.
Infatti è possibile importare i fascicoli Polisweb e renderli delle pratiche di Kleos, e anche i questo caso il processo è molto semplice e veloce.
(in seguito potrai aggiornare la singola pratica in pochi clic del mouse).
Dopo aver attivato il software Kleos verrai guidato dall’assistenza tecnica durante la prima fase di importazione dei documenti, quindi non preoccuparti.
Bene.
Se hai fatto tutto quello che ho scritto, sei appena passato da zero a Kleos!
Importazione dei file e molto altro, grazie a Kleos!
Kleos è un software per avvocati in Cloud che include fantastiche funzioni per rendere il Tuo Studio Legale performante.
Per approfondire il discorso “software in Cloud”, ti invito a leggere la mia guida su come scegliere un vero gestionale per lo Studio legale in Cloud, ed evitare di commettere errori.
Comunque.
Ecco le funzioni di Kleos che piacciono tanto ai miei clienti:
- agenda generale e per singola pratica
- scarico fascicoli Polisweb
- fatturazione elettronica
- assegnazione incarichi di studio
- controllo spese sostenute per il cliente
- gestione caselle di posta elettronica da Outlook
- antiriciclaggio
- condivisione sicura dei documenti con i clienti
- modelli privacy precompilati
- applicazione per dispositivi mobili
- import scansioni nella pratica
- calcolo dei termini veloce
- deposito telematico atti penale
Per esperienza posso dirti che la parte più difficile quando ti approcci all’uso di un software è proprio quella relativa al come portare i documenti dal PC dentro al programma.
Però credimi che questo aspetto è facilmente superabile con l’importatore di cartelline gialle di Kleos!
