15 luglio 2018
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Ti piacerebbe poter scansionare i documenti e salvarli SUBITO nella pratica corretta?

Con Kleos puoi salvare le tue scansioni nella pratica corretta in un clic

La tecnologia oggi permette di fare molte cose, puoi accendere la luce battendo le mani, e con i giusti apparecchi puoi perfino chiudere le porte di case.

Allora perché non salvare subito le Tue scansioni nella pratica di Kleos?

Pensa a come sarebbe se potessi chiudere una finestra cliccando un tasto del telefono, e pensa a come sarebbe se cliccando un altro tasto del telefono potessi importare i documenti che ricevi, direttamente nella pratica corretta.

Se per aprire e chiudere porte servono sistemi particolari, per scansionare e salvare un documento nella pratica corretta basta avere il software per avvocati Kleos.

Ogni volta che devi scansionare è un bel casino (lo so!) perché devi compiere diverse azioni, perdendo tempo che potresti dedicare ad attività più importanti:

  • metti il documento nel piatto della stampante;
  • importi il documento;
  • scegli la cartellina dove salvare la scansione

Tutto questo funziona benissimo (se non fosse che…).

Lavorando in questo modo però, puoi essere vittima di 2 insidie che forse non consideri e che possono influire negativamente sul Tuo lavoro futuro.

Queste insidie possono provocare inutili perdite di tempo, causando confusione e stress inutile.

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Le 2 insidie che forse non consideri quando scansioni un documento e lo salvi sul PC

La fase di importazione di un documento è molto semplice, ma possono esserci complicazioni dovute ad almeno 2 insidie che devi conoscere e prevenire.

Queste insidie non sono certo gravi per carità, il problema è che nel pratico influiscono negativamente sul Tuo lavoro perché, nel pratico, ti fanno perdere tempo!

1# INSIDIA: Non ricordi il percorso di destinazione (cioè dove salvare il documento)

immagine Come salvare le tue scansioni in Kleos con 1 clic

Come certamente sai, ogni stampante ha una propria cartella di destinazione predefinita, e salva i documenti importati in secondo una sua logica (IMG_; SCAN_ eccetera…).

Questo significa due cose:

  1. se non fai attenzione ad indicare una cartella diversa, il documento salvato nella predefinita, con il serio rischio di non ricordarti dove si trova;
  2. se non rinomini subito il documento, sarà poi difficile andare a rintracciarlo

(scommetto che quando ti succede imprechi e scansioni ancora il documento cercando di fare più attenzione…)

Ecco spiegato nel pratico cosa può succederti

Nell’immagine qui sopra è visibile la cartella di destinazione predefinita della mia stampante, e il nome che fornisce di default al file.

Io conosco il percorso di destinazione predefinito usato dalla mia stampante, e tu sai dove salva le scansioni la tua?

Ammesso che sei bravo e non commetti l’errore di salvare la scansione nella cartella predefinita, quante volte ti è capitato di non trovare quella nella quale salvare il documento appena scansionato?

Lo so che può succedere, l’ho già vista questa storia…

Se cerchi un documento che hai sul PC, la cartella da aprire la trovi (quasi) subito, ma è quando devi salvare un documento che fai più fatica a trovare la cartella giusta!

Questo perché navigare sul desktop e muoversi tra le icone è più semplice, che cercare una cartella all’interno della finestra di importazione.

immagine-3 Come salvare le tue scansioni in Kleos con 1 clic
In fase di importazione occorre PRIMA selezionare la cartella generale, e DOPO la cartella specifica nella quale salvare il documento.

Hai presente quando scansioni un documento e cerchi la cartella usando quel percorso di destinazione (C:\users\marco\…) che non trovi mai?

Il secondo limite di lavorare in questo modo è che scansionando diversi documenti tutti insieme, si ottiene un elenco di “IMG_” e per capire di che cosa si tratta servirà aprirne uno alla volta, perdendo molto tempo.

Non è conveniente lavorare in questo modo perché il rischio è quello di dover aprire uno ad uno tutti i documenti per trovare quello che serve!

Per un banale errore in fase di acquisizione documentale, rischi di perdere ulteriore tempo ad aprire e chiudere pdf, piuttosto che a rifare una nuova scansione. Non ha senso, non credi?

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2# INSIDIA: Hai fretta e salvi il documento sul desktop

immagine-2 Come salvare le tue scansioni in Kleos con 1 clic

Non ridere…lo so che probabilmente il Tuo desktop è molto simile a quello nella foto!

Questa è forse l’insidia più grande perché salvando i file sul desktop non solo rallenti il computer in fase di avviamento, ma rischi perfino di impazzire ogni volta che cerchi un documento.

E poi salvando i documenti sul desktop come pensi di garantire la giusta protezione dei dati trattati?

(ho scritto un articolo sul GDPR Avvocati, che ti invito a leggere per scoprire come Kleos può aiutarti anche per questo adempimento).

Questa insidia è dovuta principalmente ad un fattore molto pericoloso che può portare anche l’avvocato più diligente a commettere un errore.

Questo fattore si chiama fretta, e credimi che è il motivo principale per cui ogni giorno migliaia di desktop si riempiono di icone, e altrettanti documenti vengono persi.

Se stai scansionando un documento e ti suona il telefono, o ricevi una visita, cosa fai?

Sicuramente completi la scansione, e può capitare che per la fretta salvi il documento sul desktop, perché è più comodo.

Questo va bene, ma credo si possa fare di meglio…

Sono sicuro però che Tu sei proprio un bravo avvocato, quindi anche questa insidia è solo un brutto sogno, e nella realtà salvi i documenti nelle giuste cartelline.

Ma allora cosa potrebbe fare Kleos per migliorare le performance del tuo Studio Legale?

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Ecco come il software Kleos può migliorare le performance del tuo Studio Legale

Kleos ha un sistema segreto che permette di importare automaticamente i documenti che scansioni all’interno del software.

Questo sistema è segreto perché neanche in fase di configurazione qualcuno ti dirà come fare, quindi hai bisogno di un esperto (che sono io) a guidarti in questa procedura.

Sembrerà strano, ma potresti importare un documento in Kleos anche senza avere il PC, semplicemente usando l’applicazione per dispositivi mobili.

I 2 modi per scansionare un documento e salvarlo nella pratica di Kleos:

  • tramite applicazione del PC;
  • usando l’APP per dispositivi mobili

Nel primo caso devi scansionare il documento e inviarlo ad una cartella specifica che attiverà SUBITO Kleos, e potrai quindi salvarlo nella pratica che preferisci.

Nel secondo caso invece serve un’applicazione per dispositivi mobili che ti permetta di scansionare un documento per poi aprirlo con l’applicazione di Kleos.

Come vedi non c’è molto da dire sul salvataggio automatico delle scansioni.

Guarda subito il video che ho girato e capirai quanto sia facile scansionare un documento e importarlo in Kleos.

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Marco Di Mizio

Sono un Venditore appassionato di nuove tecnologie.
Aiuto gli avvocati nella scelta dei servizi più utili e funzionali alla loro attività.

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