20 agosto 2018
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Sei un Avvocato e stai cercando un gestionale per Studio Legale in Cloud?

Ecco come scegliere un vero gestionale per Studio Legale in Cloud…

Oggi il gestionale per Studio Legale in Cloud è molto richiesto dagli avvocati, e se sei qui probabilmente è perché stai cercando una soluzione del genere, ma serve chiarezza.

Un conto è avere un programma installato su server di proprietà del fornitore (Kleos), un altro è acquistare un programma che salva i dati in Cloud, sfruttando (però) server di proprietà di altre aziende!

Ti faccio una domanda…

Tu acquisteresti una Ferrari sapendo che la manutenzione sarà eseguita da tecnici diversi da quelli della Ferrari?

Non è una questione di affidabilità, solo che se acquisto una Ferrari, voglio avere i meccanici della Ferrari, tutto qui.

Ci sono diversi gestionali sviluppati proprio in questo modo. Il programmatore fornisce lo strumento di lavoro (il software), ma i tuoi dati vengono salvati sfruttando i server di un’altra azienda (il Cloud).

Anche qui, non è questione di affidabilità del fornitore Cloud, solo che vorrei sapere dove sono salvati i miei dati, e parlare con un unico referente.

(tra l’altro i principali fornitori di Cloud non sono italiani, vedi GoogleDrive, DropBox, OneDrive eccetera…)

Proprio per questo, molti di questi software non offrono la possibilità di lavorare tramite applicazione per Tablet e Smartphone, e chi lo fa in realtà fornisce una serie di rimandi ipertestuali ai Tuoi account di Cloud.

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Come riconoscere un vero gestionale per Studio Legale in Cloud

gestionale_per_studio_legale_in_cloud Come scegliere il gestionale per Studio Legale in Cloud

Per il bene dell’avvocato, serve fare chiarezza in merito, e serve molta onestà nell’ammettere che non tutti i programmi in commercio possono definirsi “gestionale per studio legale in Cloud”, nel senso pieno dell’espressione.

Un conto è avere il gestionale installato sul PC, e i dati salvati sulla nuvola, un conto è avere il gestionale sulla nuvola, e i dati salvati su un altra nuvola, e un conto è avere gestionale e dati salvati sulla stessa nuvola!

(è proprio qui che Kleos fa la differenza…)

A mio avviso infatti, un gestionale per Studio Legale in Cloud deve rispettare una serie di caratteristiche che consentano all’utente di aver chiara la situazione tecnica e contrattuale:

  1. il programma (gestionale) è installato su un server che non è il tuo;
  2. il gestionale e lo spazio Cloud sono di proprietà del fornitore del gestionale;
  3. il backup è automatico, e i dati non vengono salvati sul Tuo computer;
  4. l’assistenza è fornita sul programma, ma anche sui dati salvati

I 4 punti di forza del gestionale per Studio Legale in Cloud (+1)

1# Programma installato su un server che non è il tuo

Il vero gestionale per Studio Legale in Cloud è un programma che risiede su un server di proprietà del fornitore, e può essere fruibile online, oppure tramite applicativo sul computer (come nel caso di Kleos)

Con Kleos tutto il lavoro viene svolto all’interno di un server di proprietà del fornitore, quindi nessun dato viene salvato automaticamente sul computer (puoi farlo manualmente).

Documenti, email, appuntamenti, attività eccetera…sono disponibili ovunque tramite connessione internet.

Un aspetto importante è anche quello dell’aggiornamento e della manutenzione del software che, essendo in Cloud, non necessita di interventi da parte dell’operatore (Tu o del Tuo tecnico).

Questo significa che per l’aggiornamento e la manutenzione ordinaria del software non dovrai perdere tempo chiamando l’assistenza, e potrai concentrarti soltanto sul lavoro.

Alcuni software in Cloud invece, sono programmi che di Cloud offrono soltanto il server (di altre aziende)

In realtà il peso del programma è a carico Tuo, e sarai Tu a doverti dotare di computer e server potenti per permettere al software di lavorare al meglio.

Inoltre (lo vedremo in seguito), per sfruttare al meglio il Cloud devi installare il relativo programmino sul computer (GoogleDrive, DropBox, OneDrive), altrimenti sarai costretto ad accedere online ogni volta che vuoi salvare un file.

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2# Il software e lo spazio Cloud sono di proprietà del fornitore del software
gestionale_per_studio_legale_in_cloud_3 Come scegliere il gestionale per Studio Legale in Cloud
I più comuni gestionali in Cloud salvano i dati su server di terzi. Kleos è un VERO gestionale in Cloud con server di proprietà.

Alcune software house propongono gestionali in Cloud, ma sono programmi online (o da installare sul computer), che non hanno un proprio sistema di Cloud.

Quello che fanno è sfruttare il Tuo account GoogleDrive, DropBox eccetera…come sistema di salvataggio dei dati.

Questo va bene per carità, non voglio screditare il lavoro di nessuno, anche perché questi ottimi sistemi, ma l’aspetto che ti deve essere chiaro in testa è che:

Chi fornisce il software non è proprietario del server su cui vengono salvati i Tuoi dati!

Questo significa che se hai un problema con il programma puoi chiamare il fornitore del programma, ma se per qualche motivo un dato viene corrotto o distrutto devi rivolgerti al fornitore del Cloud.

In pratica funziona così:

  • installi sul computer il programmino del tuo fornitore Cloud (si crea una cartella in automatico);
  • fatto questo installi il gestionale (in Cloud!?);
  • in seguito, i documenti caricati sul gestionale verranno salvati nella cartella Cloud

(di seguito scoprirai che questo sistema di lavoro ha un problema di sincronizzazione…)

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3# Il backup è automatico, e i dati non vengono salvati sul Tuo computer

Il vero gestionale per avvocato in Cloud ha un sistema di backup dei dati automatico, significa che non serve nessuna azione da parte Tua.

I principali sistemi di Cloud Computing (GoogleDrive, DropBox eccetera…) in apparenza offrono il backup automatico, perché questo avvenga serve attivare la sincronizzazione tra il Tuo computer e il tuo account di Cloud.

Ovviamente mi riferisco al caso in cui si decida di installare il programmino sul computer, creando quindi una cartella condivisa.

(per esperienza dico che la maggior parte degli avvocati non sa nemmeno dell’esistenza dello spazio web di GoogleDrive, DropBox eccetera…e salva i dati esclusivamente nella cartella condivisa del computer).

Per sapere se è attiva la sincronizzazione, devi cliccare la freccia  in basso a destra dello schermo e vedere tra i programmi se l’icona del servizio è attiva.

sistemicloud Come scegliere il gestionale per Studio Legale in Cloud
Nel mio caso GoogleDrive e DropBox sono attivi, mentre OneDrive è disattivato.

Di conseguenza, qualsiasi software si avvalga di questi sistemi, per funzionare al meglio non può prescindere dalla sincronizzazione tra il Tuo computer e il servizio di Cloud Computing.

Altro aspetto importante è quello relativo al salvataggio dei dati.

I dati infatti vengono salvati anche sul computer, occupando memoria, quindi devi ricordarti di controllare lo stato del tuo hard disk, se non vuoi continuare a salvare file di ogni tipo.

Lavorando con Kleos non occupi memoria sul Tuo computer e quando lo cambierai, dovrai solo scaricare l’applicativo per trovare il lavoro come lo hai lasciato.

Ti faccio un’altra domanda…

Cosa succede se non attivi la sincronizzazione dei dati tra il tuo Pc e il tuo account di Cloud?

Per impostazione predefinita tutti i sistemi di Cloud si attivano nel momento in cui accendi il computer, ma cosa succede se disattivi questa funzione? (io ad esempio l’ho disattivata…)

Succede che il tuo lavoro viene salvato da una parte, ma dall’altra non troverai nulla finché non riattiverai il servizio.

Questo significa che se lavori sul portatile devi scaricare il programmino di Cloud, attivarlo, e poi puoi installare il cosiddetto “gestionale in Cloud”.

Il problema è sempre lo stesso…

Se la sincronizzazione tra computer e account Cloud è attiva il backup è automatico, altrimenti no!

In pratica il lavoro che farai sul portatile non sarà visibile sul computer.

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4# L’assistenza è fornita sia sul programma che sui dati salvati

Credo sia scontato dire che se il gestionale per Studio Legale in Cloud è in Cloud davvero, l’assistenza fornita sia a 360 gradi.

Purtroppo non può essere così quando i dati vengono salvati su server di terze parti.

Il team di sviluppo di Kleos invece fornisce assistenza per qualsiasi problema tecnico, compreso il salvataggio dei dati (che ovviamente è sicuro e garantito).

Lo stesso non si può proprio dire in tutti quei casi dove il programma è fornito dall’azienda alfa, mentre i dati risiedono su server dell’azienda beta.

Questo è a prova di smentita…

Ripeto, non è mia intenzione rovinare il lavoro di nessuno, però serve davvero chiarezza.

(+1) La responsabilità del trattamento dei dati personali è a carico del fornitore

Questo è un aspetto molto importante, perché è quì che si gioca la partita.

Inserendo i dati all’interno di Kleos, questi vengono trattati dal Tuo fornitore, che in quanto tale è responsabile del trattamento dati.

Attivando Kleos, Tu sei e resterei il Titolare dei dati, ma non sarai il Responsabile del trattamento dei dati personali inseriti in Kleos.

Questo significa niente precauzioni da prendere e preoccupazioni da avere!

Adesso la domanda è…Quanto desideri veramente liberarti da queste preoccupazioni?

Mi auguro di aver fatto chiarezza sul significato di “gestionale per Studio Legale in Cloud”, per renderti libero di decidere in modo consapevole quali strumenti utilizzare per la gestione della Tua attività.

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Marco Di Mizio

Sono un Venditore appassionato di nuove tecnologie.
Aiuto gli avvocati nella scelta dei servizi più utili e funzionali alla loro attività.

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