- Marco Di Mizio
- Agenda, Email e Pec
Email per ricordarti udienze e appuntamenti? Ecco come fare…
Imposta email e notifiche per non perderti udienze e appuntamenti!
Email per ricordarti udienze e appuntamenti? Ecco come fare…
Lo sai che esiste un modo molto semplice per essere aggiornati sugli eventi presenti in Kleos, anche senza accedere al gestionale?
Bastano 3 passaggi e sarai in grado di ricevere email di avviso su ogni singolo evento in agenda, e tutto questo senza cimentarti in complesse configurazioni!
Prima di spiegarti come funziona però, voglio ricordarti che quello che stai per scoprire rientra tra quelle informazioni che soltanto io posso darti.
Non troverai scritto in nessun manuale questa procedura, quindi se vuoi saperne di più…contattami!
I 3 Passaggi per ricevere email sugli eventi in agenda
Sei un Avvocato e non un esperto informatico, quindi non preoccuparti perché non ti avrei mai parlato di questa procedura se non fossi convinto che riusciresti a metterla in atto senza particolari sforzi.
Comunque…
Ecco cosa fare per ricevere email di Alert sugli eventi in agenda:
- e infine devi attivare il sistema di notifica tramite invio di email
STOP! La procedura è terminata e puoi iniziare a viaggiare a un’altra velocità, credimi!!!
Utilizzo questo sistema anche io e ogni giorno ricevo l’elenco degli appuntamenti della giornata alle 7 della mattina e lo trovo fantastico.
(certo, se la mattina non hai voglia di alzarti, speri di essere catapultato a far altro invece che l’Avvocato, allora forse è meglio che lasci perdere questi discorsi).
Come impostare le notifiche degli eventi in agenda
Devi sapere che Google permette di impostare una serie di notifiche che puoi personalizzare all’occorrenza.
E’ possibile ricevere notifiche ed email sugli eventi creati, modificati o cancellati, e impostare quando ricevere questi avvisi in modo veramente semplice e veloce.
Puoi attivare una notifica o un’email TOT minuti prima dell’inizio di un evento, oppure (come faccio io) impostare l’invio di un’unica email mattutina con l’elenco degli eventi della giornata.
Per impostare l’invio delle email (o di notifiche) devi fare così:
- accedi a Google Calendar (una volta effettuato l'accesso, sulla sinistra dello schermo troverai la voce "i miei calendari")
- clicca sui 3 puntini verticali in corrispondenza del calendario per il quale impostare notifiche ed email
- seleziona la voce "impostazioni e condivisione"
A questo punto devi soltanto scorrere verso il basso e arrivare alla voce “Notifiche di eventi”.
Da qui puoi impostare sia le notifiche che le email che vuoi ricevere.
Tieni presente che le notifiche appariranno sul monitor del PC, mentre se vuoi ricevere notifiche sul telefono, ti consiglio di valutare l’applicazione “Calendars” di cui ho parlato nell’articolo sulle migliori applicazioni per Avvocato.
(Google potrebbe chiederti di abilitare le notifiche, quindi se appare un banner in alto a sinistra dello schermo, non preoccuparti e acconsenti).
Se hai creato più calendari (io ne ho 7) devi ripetere la procedura per ognuno, se vuoi ricevere email e notifiche differenti.
Creare calendari diversi e connettersi a Kleos
Discorso forse un po’ noioso (capisco), ma credo sia giusto così…
Anche se l’agenda di Google è una soltanto, devi sapere che puoi creare diversi calendari, e gestirli in modo separato.
Per esempio, io ho un calendario per le demo online di Kleos, uno per le richieste di Preventivo Veloce, un altro per gli impegni personali eccetera…
Questo mi aiuta ad identificare subito in agenda il tipo di impegno, perché è possibile associare un colore diverso a seconda del calendario.
Scopri come funziona Kleos prenotando una demo online
Ecco cosa dicono le persone che hanno già parlato con me!
Nel Tuo caso significa poter impostare una email diversa a seconda del tipo di appuntamento (personale o lavorativo), mentre con un unico calendario non potresti fare queste distinzioni e riceveresti email continuamente, anche per eventi che non richiedono questa attenzione.
Email sugli eventi in agenda e molto altro, grazie a Kleos!
Kleos è un software legale in Cloud e già questo è un bel vantaggio per Te.
Il sistema di invio email per gli eventi in agenda è soltanto una delle funzioni più interessanti e funzionali di Kleos, ma ce ne sono molte altre!
E’ fondamentale capire però che non tutti i software sono realmente in Cloud come dicono, e non tutte le funzioni di un software sono potenzialmente utili per Te, quindi è importante saper scegliere il gestionale più adatto alle Tue reali esigenze!
Ecco, per esempio, alcune delle funzioni di Kleos che piacciono tanto ai miei clienti avvocati e alle loro segretarie:
- agenda generale e per singola pratica
- scarico fascicoli Polisweb
- fatturazione elettronica
- assegnazione incarichi di studio
- controllo spese sostenute per il cliente
- gestione caselle di posta elettronica da Outlook
- antiriciclaggio
- condivisione sicura dei documenti con i clienti
- modelli privacy precompilati
- calcolo dei termini veloce
